Sơ Đồ Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa 10 Bước Chi Tiết [2024]
Doanh nghiệp nếu nắm rõ các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa các mặt hàng quốc tế, thì sẽ giúp cho kinh tế tăng trưởng nhanh chóng hơn. Ngoài ra, việc nắm rõ quy trình giúp tiến độ hàng hóa được vận chuyển một cách nhanh chóng và kịp thời. Nếu bạn cũng đang tìm hiểu về các bước tiêu chuẩn của quy trình xuất khẩu thì đừng bỏ qua bài viết này của Dolphin Sea Air nhé!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Dịch vụ thông quan thủ tục hải quan hàng hóa trọn gói, uy tín
1. Tìm hiểu chung về quy trình xuất khẩu hàng hóa
Hiện nay, Việt Nam đang ngày càng hội nhập và chủ trương phát triển kinh tế toàn diện. Đây vừa là thuận lợi, vừa là thách thức với nhiều doanh nghiệp trong thị trường logistics. Khi doanh nghiệp không hiểu rõ các thủ tục quy trình xuất khẩu hàng hóa, thì rất khó để tiếp cận với các khu vực toàn cầu. Nếu vậy hãy xem qua một vài những trăn trở của doanh nghiệp sau đây:
1.1 Thế nào là xuất khẩu hàng hóa?
Xuất khẩu hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác với mục đích mua bán hoặc sử dụng. Quá trình này có thể được thực hiện bởi cá nhân/ tổ chức tại quốc gia có hàng hóa cần bán đến cá nhân/ tổ chức tại quốc gia khác cần nguồn hàng. Thông thường quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm các công đoạn: chuẩn bị hàng, đóng gói, vận chuyển, thực hiện thủ tục thông quan và giao nhận cho người mua cuối cùng.

Hiện nay, xuất khẩu hàng hóa quốc tế là hoạt động thương mại, nhằm thúc đẩy nền kinh tế nước nhà phát triển. Ngành xuất khẩu phát triển cũng tạo ra công ăn việc làm cho nhiều người. Bên cạnh đó, quy trình xuất khẩu hàng hóa nếu thực hiện đúng, sẽ góp phần phát triển quan hệ với các nước đối tác trên thế giới. Từ đó, các sản phẩm và dịch vụ của Việt Nam cũng đến gần hơn với nhiều nước khác trên thế giới.
1.2 Thủ tục hồ sơ xuất khẩu hàng hóa gồm những gì?
Nếu doanh nghiệp muốn thông quan hàng hóa nhanh chóng, bắt buộc phải tìm hiểu và nắm rõ các quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng như hồ sơ hàng hóa gồm những gì. Theo đó, hồ sơ các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ, cẩn thận bao gồm:
- Tờ khai hải quan
- Những lô hàng thuộc diện quản lý theo giấy phép xuất khẩu, hàng hóa phải có các loại giấy tờ như Giấy phép xuất khẩu/ Giấy tờ cho phép xuất khẩu của cơ quan hải quan.
- Trường hợp người mua thanh toán cho người bán phải có hóa đơn thương mại (Invoice) hoặc các chứng từ tương đương khác.
- Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc/ Giấy thông báo trả kết quả/ Giấy tờ chứng từ khác theo luật định về quản lý, kiểm tra chuyên ngành hàng xuất nhập khẩu.
- Giấy chứng nhận đã kiểm tra chuyên ngành mặt hàng, bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Trường hợp luật chuyên ngành bắt buộc nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp, doanh nghiệp có thể nộp bất cứ bản nào.
- Trường hợp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành còn hiệu lực và được sử dụng nhiều lần, doanh nghiệp xuất khẩu hàng chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi xuất khẩu lần đầu.
- Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu mặt hàng thuộc nhóm yêu cầu Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, Giấy phép xuất khẩu hoặc các chứng từ chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, mà bên nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của bên giao ủy thác.
- Các loại chứng từ và giấy tờ thể hiện doanh nghiệp đủ điều kiện được phép xuất khẩu hàng theo quy định (nộp 01 lần khi xuất khẩu hàng đầu tiên).

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Quy trình cấp giấy phép xuất nhập khẩu chi tiết, mới nhất
1.3 Chi phí xuất khẩu hàng hóa gồm loại phí nào?
Theo thủ tục và quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp phải chịu một khoản chi phí nhất định. Một số những khoản chi phí sau đây, doanh nghiệp buộc phải tuân thủ và nộp đủ theo quy định:
- Thuế xuất khẩu: Đối với thuế xuất khẩu, các doanh nghiệp phải thực hiện đóng thuế đầy đủ theo nghĩa vụ. Các khoản thuế xuất khẩu hiện nay rất được nhà nước quan tâm và tạo điều kiện cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng ra quốc tế. Do vậy quy định cụ thể tiền thuế như sau:
- Thuế xuất khẩu: Doanh nghiệp phải nộp thuế xuất khẩu, nếu mặt hàng xuất khẩu thuộc nhóm hàng chịu thuế. Nếu hàng xuất khẩu của doanh nghiệp không nằm trong danh mục quy định, thì không phải chịu tiền thuế xuất nhập khẩu này.
- Thuế giá trị gia tăng: Theo quy định luật Việt Nam hiện hành, thuế giá trị gia tăng (VAT) ở mức 0% đối với các mặt hàng xuất khẩu ra thị trường thế giới.

- Chi phí vận chuyển: Các hình thức để vận chuyển hàng xuất khẩu rất đa dạng từ đường hàng không, đường bộ, đường biển,... Dựa theo phương thức và thời gian vận chuyển, mà chi phí vận chuyển sẽ khác nhau. Các khoản chi phí vận chuyển cơ bản nhất định các doanh nghiệp phải trả cho mỗi kiện hàng xuất khẩu là:
- Chi phí vận tải hàng từ nhà máy hoặc kho bãi đến cảng xuất khẩu.
- Khoản chi trả cho bảo hiểm, phí kiểm dịch, phí làm C/O.
- Chi phí cho thủ tục thông quan, vận tải quốc tế (nếu bán theo term CNF), phí giao nhận hàng quốc tế (nếu bán theo DDP, DDU),…
- Các khoản chi phí local charge tại cảng như: phí bốc xếp hàng, phí nâng/hạ kiện hàng, phí seal, THC,…

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết
Để hàng hóa đến được các quốc gia cần mua hàng, doanh nghiệp phải thực hiện đúng và nghiêm chỉnh quy trình xuất khẩu hàng hóa hàng đi quốc tế. Khi thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí rất nhiều. Cụ thể sơ đồ quy trình xuất khẩu chi tiết 10 bước như sau:
2.1. Bước 1: Thực hiện đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương
Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa chính là đàm phán và ký kết hợp đồng. Trước khi cả 2 bên đồng ý ký vào hợp đồng ngoại thương, thì phải trải qua trao đổi và đàm phán. Bởi vì, các điều khoản trong hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của các bên liên quan nên phải xem xét kỹ lưỡng. Trước khi đồng thuận và ký kết các điều khoản trong hợp đồng, doanh nghiệp nên thực hiện các điều sau:
- Nghiên cứu về thị trường chung.
- Lập các phương án kinh doanh tiềm năng.
- Tìm ra giải pháp kiểm tra.
- Tính giá hàng xuất nhập khẩu mang lại lợi nhuận cao nhất.

Sau đó, cả hai bên sẽ cùng thương thảo các nội dung, yêu cầu khi giao dịch mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu. Các yếu tố và điều khoản quan trọng trong hợp đồng cần đề cập đến sẽ bao gồm: quy cách đóng gói hàng hóa, giá cả, phí dịch vụ, giao hàng, hình thức thanh toán,… Khi cả 2 bên cùng đồng thuận sẽ tiến hành ký hợp đồng ngoại thương.
2.2. Bước 2: Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu hàng
Công đoạn xin giấy phép xuất khẩu tốn rất nhiều thời gian. Do vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy trình xuất nhập khẩu từ trước để chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng. Trong quy trình xuất khẩu hàng hóađến các quốc gia trên thế giới, nếu lô hàng xuất khẩu thuộc nhóm phải xin giấy phép, chủ lô hàng sẽ tiến hành làm việc cơ quan chức năng xin cấp giấy phép xuất khẩu. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp sẽ xin giấy phép dưới dạng xin một lần, nhưng có thể sử dụng được nhiều lần.

2.3. Bước 3: Đặt và chọn lấy container trống
Lô hàng của bạn nếu bán theo điều kiện CIF, thì người làm thủ tục xuất khẩu sẽ:
- Liên hệ trực tiếp hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển hàng hóa (FWD). Từ đó, để tiến hành tìm giá tốt cho vận chuyển đơn hàng.
- Những kiện hàng bán theo điều kiện FOB, doanh nghiệp không cần phải thực hiện bước liên hệ trên, bởi vì bên nhận hàng sẽ chủ động đặt tàu.

Để lấy container rỗng tại cảng, doanh nghiệp sau khi xuất hàng hóa theo CIF cần ra cảng để đổi lấy Booking confirmation. Điều này nhằm xác nhận với hãng tàu rằng, bên xuất khẩu đồng ý lấy container và seal. Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport confirmation. Tức là nhà sản xuất sẽ đổi lấy Booking và làm tương tự quy trình xuất khẩu theo dạng CIF.
2.4. Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
Khi đối tác đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp sẽ thực hiện kế hoạch sản xuất. Điều này nhằm đảm bảo số lượng, cũng như chất lượng sản phẩm theo hợp đồng đã cam kết. Khi có Booking, doanh nghiệp cần lên kế hoạch và lịch trình lấy container hàng để đóng gói lần 2 trước khi niêm seal sản phẩm.

2.5. Bước 5: Đóng gói và thực hiện ký hiệu chuyên chở shipping mark
Đóng gói cho hàng hóa xuất khẩu tại kho |
Đóng gói cho hàng hóa xuất khẩu tại cảng |
✅Đối với trường hợp này, bộ phận chịu trách nhiệm xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ kết hợp với bộ phận kỹ thuật và công nhân nhà máy đóng gói sản phẩm. Lưu ý cho doanh nghiệp:
|
✅Tương tự với quy trình đóng hàng hóa xuất khẩu tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng sẽ yêu cầu nghiêm ngặt với nhiều thủ tục hơn. Trường hợp này phải thuê công nhân để thực hiện công việc đóng hàng trực tiếp tại cảng. Vậy nên, doanh nghiệp phải chi trả thêm khoản phí thuê nhân công này. |
Tại bước này của quy trình xuất khẩu, nếu hàng hóa thuộc nhóm phải kiểm tra chuyên ngành, thì sẽ được lấy mẫu để kiểm tra kiểm dịch, hun trùng,..

>>>> THAM KHẢO THÊM: Xuất khẩu tại chỗ là gì ? Hồ sơ thủ tục chi tiết và quy trình
2.6. Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng xuất khẩu
Bất kỳ hình thức vận chuyển nào trong quá trình vận chuyển, cũng có thể gặp sự cố. Do vậy, mua bảo hiểm chính là một phần của quy trình xuất khẩu hàng hóa ra quốc tế. Đây là việc cần thiết để phòng trường hợp sự cố bất ngờ xảy ra với lô hàng. Phụ thuộc vào giá trị hàng, hạn mức bảo hiểm sẽ khác nhau. Những mặt hàng xuất khẩu thông thường, mức mua bảo hiểm rơi vào mức 2% tổng giá trị lô hàng. Đối với những lô hàng xuất khẩu có điều kiện như FOB/ CNF sẽ không cần mua bảo hiểm hàng hóa.

2.7. Bước 7: Khai báo thủ tục hải quan
Để hàng hóa được xuất khẩu thuận lợi, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo thủ tục hải quan. Các công đoạn trong khai báo hải quan bao gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ chứng từ liên quan để mở tờ khai.
- Dựa theo thông tin đã cung cấp, đăng ký viên sẽ mở tờ khai hải quan nhập liệu thông tin liên quan đến lô hàng. Sau đó, tờ khai sẽ được trình cho lãnh đạo hải quan ký xác nhận thông quan hàng. Nếu lô hàng không có vấn đề sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, lô hàng có vấn đề khả nghi, cần kiểm tra thì được phân vào luồng đỏ hoặc luồng vàng.
- Đóng khoản chi phí theo quy định để làm các thủ tục hải quan.
- Nhận tờ khai hải quan đã được duyệt từ cơ quan hải quan.
- Trình tờ khai đã xác nhận cho kiểm soát viên của cảng kiểm tra container và seal. Sau đó, container hàng của bạn sẽ được hệ thống tiếp nhận.
- Khi container được hạ, sẽ được vào sổ tàu, nhân viên giao nhận sẽ phải xác nhận vào biên bản xác nhận tình trạng container và biên bản bàn giao.
- Sau kiện hàng hóa xuất khẩu giao cho bên mua, nhân viên giao nhận sẽ làm giấy tờ thực xuất cho lô hàng như sau:
- Tờ khai của hải quan: 01 bản chính + 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice: 01 bản chính
- Bill tàu - Vận đơn đường biển

2.8. Bước 8: Giao hàng hóa vận chuyển cho tàu
Sau các bước khai báo hải quan hoàn tất thì theo quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp phải trình Bill tàu cho hãng để làm đơn vận. Công việc này phải được thực hiện trước giờ Closing Time (giờ cắt máng) và bước thực xuất hàng hóa. Quy trình giao hàng hóa cho tàu sẽ hoàn tất khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển bao gồm: 3 bản bill gốc hoặc Surrendered Bill.

2.9. Bước 9: Thực hiện thanh toán tiền hàng xuất khẩu
Bước tiếp theo của quy trình xuất khẩu hàng đi đến những nước khác là thanh toán. Để việc thanh toán được diễn ra, hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ các chứng từ:
- Commercial Invoice - Hóa đơn thương mại
- Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa xuất khẩu)
- Vận chuyển đường biển
- Giấy C/ O (chứng nhận về nguồn hàng)
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (chứng nhận khử trùng)
Những trường hợp doanh nghiệp thanh toán theo hình thức L/C , bắt buộc phải cung cấp hồ sơ chứng từ cho ngân hàng bảo lãnh thông báo.

2.10. Bước 10: Gửi chứng từ cho đơn vị mua hàng nước ngoài
Gửi hồ sơ gồm các chứng từ gốc giống như cam kết trong hợp đồng đã ký. Đồng thời, hồ sơ cũng nên được scan và gửi qua email để đối tác nhận thông tin. Từ đó, chuẩn bị các khâu trong quy trình nhập khẩu hàng vào nước họ.

>>>> ĐỌC THÊM NỘI DUNG: FOB là gì? Phân biệt sự khác nhau giữa FOB và CIF
3. Những lưu ý cần biết khi xuất khẩu hàng hóa
Ngoài những quy trình xuất khẩuhàng hóa đi quốc tế, doanh nghiệp phải nắm những lưu ý quan trọng để tránh hàng hóa vận chuyển không được suôn sẻ. Một số những điều cần lưu ý cho doanh nghiệp trong khi thực hiện quy trình xuất khẩu:
- Giấy tờ theo quy định: Giấy tờ của hàng hóa phải đảm bảo đầy đủ gồm: giấy xuất xứ các mặt hàng, tem phiếu và các loại giấy tờ hành chính khác. Trong suốt tiến trình thực hiện đúng theo quy trình xuất khẩu, doanh nghiệp nên chụp lại bản nháp và cả bản mềm của hồ sơ chính cho bên mua. Mục đích để bên mua hàng kiểm tra xác nhận thông tin cho chính xác. Nếu có sai sót và thiếu thì bổ sung ngay.
- Trọng lượng và phương thức hàng hóa vận chuyển: Tùy theo số lượng hàng, doanh nghiệp lựa chọn hình thức vận chuyển tối ưu nhất. Ví dụ, hàng có trọng lượng ít và cần vận chuyển nhanh thì lựa chọn đường hàng không. Ngược lại hàng siêu trường - siêu trọng, nên sử dụng hai loại hình đường thủy hoặc đường bộ vận chuyển hàng xuất khẩu.
- Liên hệ với đơn vị vận chuyển: Điều này để nắm bắt chi tiết các tuyến vận chuyển, lịch vận chuyển và giá cước hàng hóa vận tải. Ngoài ra, doanh nghiệp còn liên hệ trực tiếp với giao hàng để ký biên bản giao nhận và cung cấp thêm các thông tin khác. Cuối cùng, liên hệ hãng đổi biên lai, biên bản lấy vận đơn và thanh toán các khoản cước phí.
- Đóng gói hàng hóa: Quy trình xuất khẩu sẽ có quy định và yêu cầu riêng cho từng mặt hàng. Mục đích để hàng hóa được bảo quản đúng cách, tránh bị hư hỏng trong quá trình vận tải. Điều này sẽ không giống nhau ở các quốc gia. Ví dụ, hàng hóa xuất đi Mỹ phải được khai AMS, hàng xuất đi châu u phải khai ENS,...
- Thông tin địa chỉ bên nhận: Các thông tin phải được ghi đầy đủ và rõ ràng. Điều này sẽ tránh hàng hóa bị trả ngược về do không xác định được nơi nhận.
- Kiểm tra chất lượng hàng trước khi xuất khẩu: Chất lượng hàng hóa cần kiểm tra kỹ càng trước khi xuất khỏi quốc gia Việt Nam. Điều nằm để hàng đến tay người mua đảm bảo chất lượng như ban đầu. Từ đó, thương hiệu và uy tín doanh nghiệp được nâng tầm. Đồng thời, điều này cũng tránh các vấn đề phát sinh sau này như kiện cáo hay bồi hoàn về chất lượng hàng giữa 2 bên.
- Giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại: Thực hiện đúng theo hợp đồng và tránh xảy ra những sự cố hoặc sai sót. Nếu có điều đáng tiết xảy ra, doanh nghiệp phải xử lý bình tĩnh, cẩn thận và kịp thời. Đặc biệt doanh nghiệp phải cẩn trọng từ khâu soạn thảo hợp đồng của quy trình xuất khẩu hàng hóa.

4. Dolphin Sea Air - Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa uy tín tại Việt Nam
Được thành lập từ năm 2008, Dolphin Sea Air hiện nay là một trong những đơn vị vận chuyển hàng xuất nhập khẩu quốc tế hàng đầu Việt Nam hiện nay. Với sứ mệnh mang đến chuỗi giải pháp Logistics toàn diện, chúng tôi đã không ngừng nỗ lực từng ngày để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như đột pahs trong vận chuyển hàng xuyên biên giới.

Hiện nay, doanh nghiệp và các đối tác chiến lược của Dolphin đã có mặt trên khắp trong và ngoài nước. Lý do khiến cho Dolphin ngày càng vững mạnh và đạt được nhiều thành tựu vì:
- Quy trình xuất khẩu hàng hóa và nhập khẩu chuyên nghiệp, nhanh chóng
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, tận tâm và am hiểu về thị trường
- Hệ thống mạng lưới đối tác rộng rãi và bền vững với thời gian hoạt động lâu dài 15 năm kinh nghiệm
- Thời gian vận chuyển được sắp xếp hợp lý và đáp ứng những yêu cầu gấp của nhiều doanh nghiệp từ nhỏ cho đến lớn.

Khách hàng muốn nhận tư vấn về quy trình xuất nhập khẩu hàng đến các nước trên thế giới có thể liên hệ chúng tôi theo thông tin bên dưới:
Dolphin Sea Air Services Corporation
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
- Địa chỉ trụ sở: Tầng 18, Epic Tower, 19 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
- Địa chỉ chi nhánh:
- Hải Phòng: Tầng 3, số 274 đường Đà Nẵng, phường Vạn Mỹ, quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng
- Đà Nẵng: Tầng 6, Tòa nhà Trực Thăng Miền Trung, đường Nguyễn Văn Linh, P. Thạc Gián, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
- Thành phố Hồ Chí Minh: Tầng 6, Tòa nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình
- Số hotline: 1900986813
- Email:info@dolphinseaair.com
Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa dành cho doanh nghiệp muốn tìm hiểu để thực hiện việc xuất hàng hóa theo đúng quy định. Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và công sức cho thủ tục thông quan hàng xuất khẩu. Để biết và cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích về dịch vụ Logistics, hãy luôn theo dõi và đồng hành cùng Dolphin Sea Air nhé!
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Hướng dẫn check mã vạch hải quan 5 bước | In bảng kê chi tiết
- Container là gì? Trọng lượng thùng container 40 feet bao nhiêu?