Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Mới Nhất

1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện nay

Vận chuyển đường biển là một trong những hình thức chuyên chở chủ yếu ở nước ta. Và hình thức này cần tuân theo một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cố định, bao gồm các bước dưới đây:

1.1. Bước 1: Đơn vị vận chuyển tiếp nhận yêu cầu vận chuyển từ khách hàng

Sau khi tiếp nhận thông tin đăng ký vận chuyển từ khách hàng, công ty vận tải thông báo xác nhận lại qua email hoặc gọi điện trực tiếp. Nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa thường xuyên, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lâu dài. Công ty sẽ cử đại diện đến kiểm tra và xem xét các loại hàng hóa và tư vấn đóng gói sao cho phù hợp.

1.2. Bước 2: Đơn vị kiểm tra và báo giá cho khách 

Công ty vận chuyển sau khi tiếp nhận thông tin vận chuyển, sẽ tiến hành kiểm tra để xác định trọng lượng, kích thước, khoảng cách… Từ đó, đưa ra cước phí mà bên gửi hàng phải trả. Đồng thời, đơn vị vận chuyển cần đưa ra cam kết ngày giao hàng cụ thể. 

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Bảng giá cước vận tải biển quốc tế container cập nhật mới nhất

1.3. Bước 3: Thông báo booking đến khách và lấy container rỗng

Booking là một trong những bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển không thể thiếu trong vận chuyển hàng hóa quốc tế. Hiện nay có 2 trường hợp để booking tàu đó là CIF và FOB:

• Trong trường hợp công ty bán theo điều kiện CIF, bạn phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để thỏa thuận giá tốt nhất cho lô hàng. Tất cả các loại chi phí này sẽ do doanh nghiệp bạn thu xếp và chi trả.
• Trường hợp công ty bán theo điều kiện FOB bạn không cần liên hệ đặt tàu mà consignee sẽ là người booking tàu. Bên cạnh đó, bạn chỉ cần làm thủ tục xuất khẩu và chuyển hàng hóa ra cảng, các bước vận chuyển còn lại do bên mua đảm nhận.

Quy trình lấy container rỗng:  Sau khi đã có booking từ hãng tàu, doanh nghiệp lấy vỏ container để đóng hàng. Mỗi hãng tàu lại có quy trình lấy container rỗng khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý và kiểm tra kỹ thông tin tránh mất thời gian. Sau khi đã có vỏ. doanh nghiệp kéo về kho để đóng hàng hóa. Nhớ hãy kiểm tra chất lượng container để đảm bảo an toàn cho hàng hóa nhé!

1.4. Bước 4: Chuẩn bị hàng và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất hàng hóa, để đảm bảo số lượng như đã cam kết. Tiếp theo, khi đã booking doanh nghiệp lấy container để đóng gói hàng hóa và kiểm tra cẩn thận lần 2 trước khi niêm seal.

1.5. Bước 5: Đóng hàng và hạ container hàng hóa trước closing time

Đóng gói là một trong những bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển quyết định sự an toàn của hàng hóa khi vận chuyển. Với vận chuyển bằng đường biển, đóng gói được 2 dạng sau:

• Đóng gói tại kho: Bộ phận xuất khẩu sẽ phối hợp cùng với nhân viên kỹ thuật và công nhân tại nhà máy thực hiện đóng gói sản phẩm. Lưu ý, bạn cần ghi đầy đủ thông tin hàng hóa theo đúng yêu cầu của khách hàng, các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, trọng lượng bì, trọng lượng tịnh, nước sản xuất, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển.
• Đóng gói tại cảng: Quy trình đóng gói tại cảng cũng được thực hiện tương tự đóng gói tại kho. Tuy nhiên, đóng gói tại cảng yêu cầu nhiều thủ tục hơn. Thường đóng gói tại cảng phải được thực hiện bởi nhân viên làm việc tại cảng.

Bên cạnh những cách thức đóng gói phổ biến, thì khi đóng gói hạ container doanh nghiệp cần thực hiện theo những quy định sau:

• Quy định về đóng gói hàng hóa: Doanh nghiệp cần thực hiện đúng các quy định đóng gói hàng hóa, do các cơ quan quản lý Nhà nước yêu cầu. Các quy định này bao gồm:
  • Quy định tài liệu vận chuyển
  • Quy định về loại bao bì phù hợp
  • Quy định cách đóng gói hàng hóa
  • Quy định cách sắp xếp hàng hóa trong container 
  • Quy định khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
• Quy trình đóng container: Đây là quy trình đóng gói hàng hóa vào container để vận chuyển. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng, để đảm bảo an toàn và tránh rủi ro cho hàng hóa. Các quy định được nêu như sau:
  • Lựa chọn container phù hợp với loại từng sản phẩm
  • Cải tạo và sơn sửa container
  • Đóng gói và sắp xếp hàng hóa trong container một cách cẩn thận và hợp lý. 
  • Đóng lại và niêm phong container trước khi vận chuyển đi đến đích.

Lưu ý: Trước giờ Closing time, thông tin hàng hóa cần phải được vào sổ tàu, nếu không sẽ bị trễ và phải lấy lại bill chuyển bộ chứng từ cho người mua. Nhân viên chuyển bản sao bộ chứng từ cho bạn, để gửi thông tin cho hãng tàu. Từ đó, bạn sẽ yêu cầu cấp mã vận đơn. Tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi mã vận đơn cho bên chứng từ của công ty. Sau đó, bộ phận chứng từ lại đưa vận đơn cho nhân viên giao nhận để xin dấu thực xuất tại Chi cục Hải quan.

1.6. Bước 6: Chuẩn bị chứng từ kê khai hải quan

Bộ chứng từ kê khai hải quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm:

• Mở tờ khai hải quan: Để có thể mở tờ khai hải quan doanh nghiệp cần các loại giấy tờ:
  • 2 bản giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp
  • 2 bản tờ khai hải quan
  • Bản sao hợp đồng ngoại thương
  • Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận
  • Hóa đơn thương mại
  • Phiếu đóng hàng
• Đăng ký tờ khai: Doanh nghiệp đăng ký dựa trên thông tin ở bước “mở tờ khai hải quan” và trình lãnh hải quan kiểm duyệt lô hàng thông quan. Nếu không có vấn để gì, lô hàng sẽ chuyển đến luồng xanh. Ngược lại, lô hàng đến luồng vàng hoặc đỏ trong trường hợp bị rơi vào diện kiểm tra.
• Đóng phí: Đây là phí để làm thủ tục hải quan.
• Lấy tờ khai: Phần mặt sau tờ khai, nhân viên hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
• Thanh lý tờ khai: Doanh nghiệp làm thủ tục thực hiện hoàn thiện tờ khai, để nhân viên cảng kiểm tra container và seal đã được hạ đúng chưa. Sau đó, container mới được hệ thống tiếp nhận.
• Vào sổ tàu: Khi Container đã được hạ đúng sẽ được ghi vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận kỹ vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng của container.
• Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đơn hàng được giao thành công cho khách, nhân viên giao nhận sẽ phải làm thực xuất lô hàng, gồm các giấy tờ:
  • Tờ khai hải quan: 1 bản chính, 1 bản phụ
  • Vận đơn
  • Commercial invoice: 1 bản chính

1.7. Bước 7: Thông quan xuất hàng 

Bước cực kỳ quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đó là hàng hóa được thông quan. Dựa trên thông tin được cung cấp trong bước mở tài khoản, tổ chức/ cá nhân cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác. Từ đó làm cơ sở cho cơ quan Hải Quan xác nhận hàng hóa đã được thông quan. Nếu hàng hợp lệ sẽ được đưa vào luồng xanh và làm thủ tục thông quan.

1.8. Bước 8: Phát hành vận đơn

Mỗi khách hàng đều được đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu phát mã vận đơn. Mã vận đơn được phát hành căn cứ theo yêu cầu của người xuất khẩu.

>>>> THAM KHẢO BÀI VIẾT: Các loại vận đơn đường biển là gì? 3 loại bill of lading quan trọng nhất

1.9. Bước 9: Giao hàng cho hãng tàu/ kho hàng của đơn vị vận chuyển

Sau khi được phát hành mã vận đơn, hàng hóa sẽ được giao đến cho các hãng tàu hoặc kho hàng của các đơn vị vận chuyển. Bước này cần phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và bước thực xuất. Giao hàng hoàn tất khi và chỉ khi bạn đã nhận được đủ 3 vận đơn đường biển.

1.10. Bước 10: Thanh toán chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan

Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đó chính là thanh toán chi phí vận chuyển. Ở bước này, cá nhân/ tổ chức làm thủ tục xuất khẩu cần hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm các giấy tờ: 

• Phiếu đóng gói (packing list)
• Hóa đơn thương mại (commercrial invoice)
• Giấy chứng nhận khử trùng; vận đơn đường biển
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng L/C phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

2. Tham khảo quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển

FCL - Full Container Load là xếp hàng nguyên lên container, trong đó người nhận và người gửi có trách nghiệm đóng gói và dỡ hàng xuống khỏi container. Khi người gửi có lượng hàng hóa đông nhất, chứa đủ một hoặc nhiều container được thuê để đóng gói hàng. Vì là đơn hàng lớn và xếp bằng container nên quy trình xuất khẩu bằng đường biển FCL sẽ có thêm những yêu cầu:

• Xin giấy phép xuất khẩu: Trường hợp mặt hàng của doanh nghiệp nằm trong diện phải xin giấy phép xuất khẩu, thì bạn phải xin giấy phép với cơ quan hữu quan tương đương. Chi tiết giấy phép cá nhân/ tổ chức tra cứu tại Nghị định 187. Chú ý, việc xin giấy phép mất khá nhiều thời gian vì vậy doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị cẩn thận nhé!
• Điều kiện xuất khẩu (CIF hay FOB): 
  • Trường hợp xuất khẩu CIF hay CNF thì doanh nghiệp có trách nghiệm phải thu xếp và chịu phí vận chuyển đường biển.
  • Trường hợp xuất khẩu FOB, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục khai báo hải quan và chuyển hàng về càng. Phía người mua sẽ Booking Note với hãng tàu.

• Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận B/L, nhận B/L gốc: 
  • Sau khi hàng về cảng và hoàn thành các thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết thông tin làm bill hoặc hướng dẫn gửi hàng (SI). Nên yêu cầu phía hải quan xác nhận để đảm bảo họ đã nhận được thông tin. Dựa trên SI bạn gửi, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp mã vận đơn và thời gian gửi ít nhất là 1 ngày.
  • Lưu ý: Nếu vận chuyển là hãng tàu họ sẽ gửi mã vận đơn chủ, trường hợp vận chuyển là công ty giao nhận vận chuyển, thì họ sẽ gửi vận đơn nhà. Về cơ bản 2 loại vận đơn này khá giống nhau chỉ khác đơn vị cấp.
• Chuẩn bị thêm các chứng từ khác liên quan đến hàng xuất như bảo hiểm, CO,...: Khi có mã vận đơn, cá nhân/ tổ chức nên gửi file mề bộ chứng từ càng sớm càng tốt để thông báo cho người mùa là hàng đã được xếp lên tàu. Đồng thời doanh nghiệp tiến hành hoàn thiện nốt các thủ tục cần thiết như:
  • Chứng nhận xuất xứ - CO
  • Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển - Marine Insurance Policy
  • Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật

3. Khái niệm và ý nghĩa của xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là một hoạt động kinh doanh quan trọng của các doanh nghiệp. Việc xuất nhập khẩu hàng hóa ra ngoài thị trường bằng đường biển giúp doanh nghiệp tiếp cận với thị trường quốc tế, mở rộng mối quan hệ và nâng cao doanh thu.

Vận chuyển đường biển đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế quốc gia. Việc xuất khẩu hàng hóa giúp các doanh nghiệp gặt hái không ít những thành công. Tuy nhiên, khi xuất khẩu hàng hóa ra quốc tế cũng gặp không ít những khó khăn. Vì vậy doanh nghiệp cần có kinh nghiệm về thủ tục, quy trình, cách thức vận chuyển, thông quan… để có những quyết định đúng đắn.

4. Một vài ưu điểm của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một hình thức vận chuyển hàng hóa rất phổ biến. Bởi hình thức này mang đến người dùng rất nhiều ưu điểm vượt trội như:

• Phương thức vận chuyển là giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả, đối với các hàng hóa lớn hoặc nặng. Vận chuyển đường biển rẻ hơn gấp 4 đến 5 lần vận chuyển bằng đường hàng không.
• Thuế VAT thấp do nó được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá vốn hàng hóa cộng chi tiêu xuất khẩu.
• Có nhiều lựa chọn vận chuyển khác nhau, có thể chọn: vận chuyển toàn bộ một container hoặc chia sẻ một container giữa nhiều đơn vị xuất khẩu khác nhau.
• Các doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng hóa của mình đến khắp các quốc gia trên thế giới.
• Vận tải bằng đường biển thân thiện với môi trường.
• Doanh nghiệp có thể vận chuyển các mặt hàng lớn, cồng kềnh như xe, nội thất,..

>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Các loại chứng từ vận tải đường biển quan trọng cần biết

5. Nhược điểm quy trình xuất khẩu đường biển

Bên cạnh những ưu điểm thì quy trình xuất khẩu đường biển vẫn có một vài những hạn chế trong một số trường hợp:

• Mất thời gian: Bạn có thể mất khoảng 1 tuần cho đến vài tháng, mới có thể vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
• Hàng hóa vận chuyển bằng đường biển dễ bị hư hỏng hơn đường hàng không. Do phải di chuyển nhiều nên hàng hóa thường dễ bị trầy xước và bụi bẩn.
• Chi phí vận chuyển đường biển khá cao trong trường hợp bạn vận chuyển ít hàng hóa. Vì phải trả chi phí theo container chính vì vậy việc vận chuyển ít hàng hóa sẽ khiến doanh nghiệp tốn kém chi phí hơn vận chuyển bằng máy bay.

6. Một số điều cần lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bên cạnh việc thực hiện đúng quy trình xuất khẩu bằng đường biển, các doanh nghiệp cần chú ý một vài những điều sau để việc vận chuyển nhanh chóng hơn.

• Rủi ro có thể xảy đến bất cứ lúc nào khi vận chuyển bằng đường biển: Vận chuyển bằng đường biển doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những rủi ro như hàng hóa, thời gian, chi phí, pháp lý, điều kiện thời tiết,... Vì vậy, luôn cần có những giải pháp xử lý phù hợp, để giảm thiểu thiệt hại và giúp tiết kiệm thời gian hơn.
• Cách giải quyết vấn đề khi xuất khẩu: Để giải quyết các vấn đề trên, khi vận chuyển đường biển doanh nghiệp cần đóng gói và bảo vệ hàng hóa đúng cách, lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp, tuân thủ các quy định xuất khẩu,…
• Đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong quá trình xuất khẩu: Doanh nghiệp cần gửi file mềm cho người mua, để xác nhận lại có nội dung nào cần sửa đổi hoặc bổ sung.
• Kiểm tra cẩn thận chất lượng hàng hóa: Trước khi hàng hóa được vận chuyển ra khỏi lãnh thổ, doanh nghiệp cần kiểm tra lại hàng hóa nhằm đảm bảo tình trạng tốt nhất.
• Chú ý thêm một vài lưu ý của nước nhập khẩu: Khai ENS cho hàng xuất châu Âu, AMS cho hàng xuất đi Mỹ,...
• Đảm bảo tuân thủ điều khoản hợp đồng: Bạn cần đảm bảo các bên dịch vụ tiến hành các thủ tục theo đúng những thông tin đã cam kết trong hợp đồng. 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quy trình khá phức tạp và đòi hỏi sự kiên nhẫn cao. Tuy nhiên nếu thực hiện đúng cách sẽ giúp hàng hóa được đưa ra thị trường dễ dàng hơn. Hy vọng qua thông tin mà Dolphin Sea Air cung cấp vừa rồi sẽ giúp bạn hiểu hơn về các quy trình này nhé!

>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đầy đủ nhất