Các Loại Chứng Từ Vận Tải Đường Biển Quan Trọng Cần Biết

1. Chứng từ vận tải đường biển là gì ?

Vận đơn đường biển được xem là loại chứng từ mà người vận chuyển lập, ký và cấp cho việc chở vận tải hàng hóa trong logistics và giao cho người gửi hàng. Trong đó, người vận chuyển có trách nhiệm xác nhận đã nhận một số hàng hóa nhất định. Tiếp đó sẽ cam kết giao số hàng đó bằng tàu biển cho người có quyền nhận tại cảng.

Vận đơn đường biển có vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực, nó có tính lưu thông liên quan đến nhiều bên. Mỗi hãng tàu sẽ có một mẫu vận đơn đường biển riêng, thể hiện các điều khoản và điều kiện vận chuyển của hãng đó.

2. Các loại chứng từ vận tải đường biển hiện nay

Các chứng từ vận tải đường biển là những giấy tờ pháp lý quan trọng, không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Chính vì vậy hãy tìm hiểu thêm về các loại chứng từ này nhé.

2.1. Chứng từ hải quan

Chứng từ hải quan là loại giấy tờ quan trọng đầu tiên cần chuẩn bị, khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Đặc biệt là đối với hàng hóa vận chuyển ra nước ngoài. Theo quy định của Hải quan, chủ hàng phải xuất trình các chứng từ sau khi hàng hóa di chuyển xuyên quốc gia:

• 01 bản gốc văn bản chấp thuận xuất khẩu của Bộ Thương mại
• 02 bản chính tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu
  • Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện xuất trình cho cơ quan hải quan, trước khi hàng hóa hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.
• 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương
  • Hợp đồng mua bán ngoại thương là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán thuộc hai quốc gia khác nhau về việc mua bán hàng hóa.
• 01 giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là loại giấy tờ ghi nhận ngày đăng ký doanh nghiệp lần đầu. Đây là cơ sở xác định doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
  • Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi hệ thống thông tin quốc gia, về đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số duy nhất và không được cấp lại cho doanh nghiệp khác.
• 02 bản chính kê khai chi tiết hàng hóa
  • Đây là bản liệt kê chi tiết hàng hóa trong kiện hàng, nhằm giúp cho việc kiểm tra hàng hóa được thuận tiện hơn. Nó cũng có tác dụng bổ sung cho hóa đơn, khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng hóa có tên gọi khác nhau.

2.2. Chứng từ với cảng & tàu

Trong vận chuyển hàng hóa đường biển, các bên giao nhận hàng hóa cần rà soát chứng từ vận tải đường biển để kiểm soát hàng hóa chặt chẽ trong quá trình xếp hàng lên tàu, bao gồm:

• Chỉ dẫn xếp hàng của công ty vận tải
  • Là văn bản do người gửi hàng cấp cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp thông tin đầy đủ về hàng hóa, được gửi đến cảng để xếp lên tàu theo yêu cầu của người gửi hàng.
•  Biên lai thuyền phó
  • Là văn bản do thuyền phó phụ trách về hàng hóa cấp cho người gửi hàng hoặc chủ hàng xác nhận tàu đã nhận đủ hàng.
• Vận đơn đường biển 
  • Là giấy tờ chứng nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc người đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi xếp hàng hóa lên tàu hoặc sau khi hàng hóa đã được nhận. Vận đơn đường biển có giá trị như một biên lai giao hàng, là bằng chứng giao kết hợp đồng vận tải.
• Bản kê khai hàng hóa
  • Là bản liệt kê các loại sản phẩm được xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác do đại lý tại cảng xếp hàng lập nên. Bản kê khai hàng hóa phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn miễn sao xong trước khi tàu rời cảng.
• Phiếu kiểm kê
  • Là một tài liệu chứng minh về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu, một bản sao của loại phiếu này sẽ được giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa để bảo quản, nó còn cần thiết cho những khiếu nại về mất mát hàng hóa sau này.
• Sơ đồ sắp xếp hàng hóa
  • Là bản đồ mô tả cách thức bố trí hàng hóa trên tàu, sử dụng các ký hiệu khác nhau để phân biệt từng loại hàng hóa và cảng đích.

>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Phân loại các loại tàu biển phổ biển trong vận tải đường biển

2.3. Các chứng từ khác

Ngoài các giấy tờ cần xuất trình cho hải quan và giao dịch với cảng, tàu, còn có các loại chứng từ vận tải đường biển liên quan đến hàng hóa, bảo hiểm, thanh toán. Cụ thể:

• Giấy chứng nhận xuất xứ
  • Là loại văn bản có giá trị pháp lý, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận xuất xứ của hàng hóa.
• Hóa đơn mua bán
  • Là chứng từ quan trọng trong giao dịch mua bán, do bên bán lập để yêu cầu bên mua thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn. Hóa đơn mua bán ghi rõ thông tin về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng.
•  Phiếu đóng gói
  • Là bảng kê khai chi tiết các loại hàng hóa được đựng trong một kiện hàng (hộp). Phiếu đóng gói thường được đính kèm bên ngoài kiện hàng để người mua dễ dàng tìm thấy. Nội dung của phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm:
    • Số, ngày lập hóa đơn
    • Họ và tên của người bán và người mua
    • Địa chỉ của 2 bên giao dịch
    • Cảng xếp, dỡ
    • Tên tàu, số chuyến
    • Thông tin hàng hóa như số lượng, trọng lượng, thể tích
• Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng
  • Là văn bản do người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu để xác định chính xác số lượng, khối lượng hàng hóa đã giao.
•  Chứng từ bảo hiểm
  • Là giấy xác nhận do công ty bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảo hiểm.

>>>> ĐỌC THÊM: Các loại vận đơn đường biển là gì? 3 loại bill of lading quan trọng nhất

3. Một vài các loại chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu

Trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu, có một số loại chứng từ vận tải đường biển quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ như:

• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu

• Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ

• Biên bản kê khai hàng thừa thiếu

• Biên bản giám định số trọng lượng

• Biên bản giám định phẩm chất

• Biên bản giám định của công ty bảo hiểm

• Thư khiếu nại

• Thư dự kháng

4. Chứng từ vận tải đường biển được quy định thế nào?

Căn cứ Điều 148 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 thì chứng từ vận chuyển được quy định như sau:

• Chứng từ vận tải bao gồm vận đơn, vận đơn liên vận, giấy gửi hàng đường biển và chứng từ vận tải khác. Mẫu vận đơn, vận đơn liên vận do doanh nghiệp phát hành và phải được gửi, lưu tại cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hàng hải.
• Vận đơn là chứng từ vận tải, là bằng chứng về việc người vận tải đã nhận hàng hóa với số lượng, loại, tình trạng như ghi trong vận đơn để vận chuyển đến nơi giao hàng; là bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa, dùng để định đoạt, nhận hàng và là bằng chứng của hợp đồng vận tải hàng hóa bằng đường biển.
• Vận đơn suốt đường biển là chứng từ ghi rõ việc ít nhất hai người thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
• Giấy gửi hàng đường biển là minh chứng cho việc nhận hàng hóa đầy đủ, là căn cứ pháp lý của hợp đồng vận tải hàng hóa bằng đường biển. Đặc biệt loại giấy tờ này không được chuyển nhượng.
• Chứng từ vận tải khác là những nội dung, giá trị được người vận tải và người thuê vận tải đàm phán, thỏa thuận từ trước.

5. Giá dịch vụ vận chuyển bằng đường biển được xác định ra sao?

• Giá cước vận tải đường biển là khoản tiền người thuê vận tải trả cho người vận tải theo hợp đồng vận tải đường biển.
• Phụ cước vận tải đường biển (nếu có) là khoản tiền trả thêm cho người vận tải ngoài giá cước vận tải đường biển.
• Doanh nghiệp thực hiện việc niêm yết giá cước vận tải đường biển theo quy định của pháp luật về giá và niêm yết phụ cước vận tải đường biển theo quy định của Chính phủ.
• Ngoài ra, còn có giá cước vận tải trong trường hợp hàng hóa bị tổn thất được quy định tại Điều 158 Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 như sau:
  • Trường hợp hàng hóa bị tổn thất do tai nạn xảy ra trong quá trình tàu biển đang hành trình thì dù do bất cứ nguyên nhân nào cũng được miễn giá cước vận tải; nếu đã thu thì được hoàn trả lại. Người vận tải chỉ được thu giá cước vận tải theo quãng đường thực tế khi hàng hóa được cứu hoặc được hoàn trả lại. 
  • Trường hợp hàng hóa hư hỏng hoặc hao hụt do đặc tính riêng hoặc hàng hóa là động vật sống mà bị chết trong khi vận chuyển thì người vận tải vẫn có quyền thu đủ giá cước vận tải.

>>>> DÀNH CHO BẠN: Bảng giá cước vận tải biển cập nhật mới nhất theo ngày

6. Hình thức thanh toán dịch vụ vận chuyển bằng đường biển

Khi nhận hàng, người nhận hàng có nghĩa vụ thanh toán cho người vận chuyển tiền vận chuyển và các khoản phí khác được ghi trên vận đơn, nếu các chưa thanh toán các khoản tiền đó.

• Người vận chuyển có quyền từ chối giao hàng và có quyền giữ hàng, nếu người giao hàng và người nhận hàng chưa thanh toán đầy đủ các khoản nợ hoặc chưa được bảo lãnh thỏa đáng.

• Các khoản nợ này bao gồm tiền vận chuyển, các khoản phí khác theo quy định tại khoản 1 Điều này và chi phí tổn thất chung, tiền công cứu hộ được phân bổ cho hàng hóa.
• Các khoản nợ không thanh toán đúng hạn sẽ bị tính lãi theo lãi suất áp dụng tại ngân hàng giao dịch liên quan.

Trên đây là toàn bộ thông tin về các chứng từ vận tải đường biển mà bạn có thể tham khảo. Dolphin Sea Air hy vọng đây sẽ là những thông tin bổ ích dành cho bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi thông qua hotline hoặc website bạn nhé.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN NHẤT: 

• Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển từ A - Z
• Các loại Container đường biển phổ biến nhất hiện nay