Chứng Từ Vận Tải Hàng Không Là Gì? Quy Định Mới Nhất 2024

1. Chứng từ vận tải hàng không là gì?

Chứng từ vận tải hàng không là các tài liệu và giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Trong chứng từ này thường bao gồm hóa đơn vận chuyển, phiếu gửi hàng, vận đơn đường hàng không (AWB),... Chủ phương tiện vận chuyển cấp những chứng từ này cho khách hàng nhằm xác minh và chứng thực thông tin liên quan đến hàng hóa.

Các loại chứng từ vận tải thường dùng nhất hiện nay là chứng từ vận đơn đường biển, chứng từ vận đơn đường sắt và chứng từ vận đơn đường hàng không. Nhưng trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu nhé.

2. Chứng từ vận tải hàng không - Vận đơn hàng không (Airway Bill)

Vận đơn hàng không là biên lai xác nhận giao hàng cho người chuyển chở, đồng thời còn là bằng chứng quan trọng cho việc thực hiện hợp đồng vận chuyển. Bạn có thể hiểu đơn giản vận đơn hàng không là giấy tờ chứng minh rằng, người gửi hàng đã chuyển giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển. Trong chứng từ vận tải hàng không, Airway Bill (AWB) đóng vai trò quan trọng nhất trong các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Hãng vận chuyển sẽ cấp vận đơn hàng không cho người gửi hàng, sau khi quá trình giao hàng và thủ tục hải quan xuất khẩu được hoàn tất. Bộ Airway Bill thường bao gồm 3 bản, trong đó có 1 bản chính (original) và 2 bản sao (copy), thường được gửi kèm hàng hóa để các bên có thể tham chiếu nhanh chóng và giúp người nhận hàng tiến hành thủ tục nhận hàng một cách thuận lợi.

Vận đơn hàng không được phân thành 2 loại chính:

• Vận đơn của người gom hàng (House AWB - HAWB): Là vận đơn mà người gom hàng cấp cho người gửi hàng khi người gửi hàng giao hàng lẻ cho họ. Đây là vận đơn gốc, thường chứa mã số và tên của vận đơn chủ. 
• Vận đơn chủ (Master AWB - MAWB): Vận đơn nàyđược hãng hàng không cấp cho người gửi hàng khi họ đặt chỗ cho lô hàng trực tiếp qua hãng hàng không. Từ đó, giúp quản lý và kiểm soát toàn bộ lô hàng, đơn giản hóa quá trình vận chuyển đối với người gửi hàng và hãng hàng không.

AWB không chỉ là một chứng từ vận tải hàng không chứng nhận việc gửi và nhận hàng hóa mà còn là công cụ quan trọng cho quá trình theo dõi và quản lý lô hàng. Nó bao gồm thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá trị, điều kiện vận chuyển và các điều khoản và điều kiện khác liên quan đến dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. 

3. Hàng hoá thương mại (Commercial Invoice)

Trong chứng từ vận tải hàng không, hóa đơn thương mại là một loại giấy tờ trong giao dịch mua bán được phát hành bởi bên bán và gửi đến bên mua. Chứng minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao đúng như thỏa thuận và bên mua có nghĩa vụ thanh toán theo điều khoản đã được đề ra. 

Vì hoá đơn thương mại là một công cụ quan trọng giúp đảm bảo sự minh bạch và tính chính xác trong giao dịch kinh doanh, nên nó cần phải chứa những thông tin quan trọng như :

• Incoterms (Điều kiện thương mại): Thông tin về Incoterms là quan trọng để xác định trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua. Các chuỗi 3 kí tự như FOB, CIF, CFR sẽ xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình vận chuyển.
• Phương thức thanh toán: Việc xác định phương thức thanh toán như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/P (Documents against Payment) giúp đảm bảo sự rõ ràng về các điều kiện thanh toán giữa bên mua và bên bán.
• Phương thức vận chuyển hàng hoá: Với đường hàng không, việc cung cấp thông tin cụ thể như số AWB, số chuyến bay, sân bay xuất phát,.. giúp xác định rõ hơn về quá trình vận chuyển của lô hàng.

Lưu ý: 

Số tiền hiển thị trên hóa đơn thương mại, không phản ánh chính xác hoàn toàn giá trị của hàng hóa tại xưởng sản xuất. Nó còn phụ thuộc vào các điều kiện Incoterms, mỗi loại đều thể hiện trách nhiệm khác nhau giữa người mua và người bán, trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Điều này có thể dẫn đến sự gia tăng giá trị trên hóa đơn thương mại so với giá gốc tại xưởng.

Chẳng hạn, giá CIF (Cost, Insurance, Freight) thường cao hơn giá FOB (Free On Board). Là do giá CIF bao gồm cả cước biển, phí vận chuyển và bảo hiểm. Trong tình huống này, người bán phải chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa từ xưởng sản xuất đến địa điểm nhận hàng. Cho nên bao gồm các chi phí này thì giá giá trị trên hóa đơn thương mại sẽ tăng.

4. Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói đóng vai trò như một bảng kê chi tiết về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Thông tin trên phiếu đóng gói khác với hóa đơn thương mại ở chỗ nó cung cấp thông tin về cách hàng hóa được đóng gói, trọng lượng, kích thước, số lượng,.... giúp tạo nên một cái nhìn chi tiết và chính xác về lượng hàng hóa.

Lưu ý rằng trên phiếu đóng gói phải bao gồm các thông tin quan trọng sau: 

• Số và ngày lập: Để đảm bảo tính xác thực, phiếu đóng gói cần có thông tin về số phiếu và ngày lập phiếu.
• Thông tin về người bán và người mua: Chi tiết về người bán và người mua là quan trọng để xác định các bên liên quan trong giao dịch.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng và mã hàng (nếu có) giúp xác định chính xác sản phẩm. Đơn vị tính, số lượng và trọng lượng của hàng hóa là thông tin cơ bản giúp đối tác nhận biết và kiểm soát hàng hóa.

>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN: Ưu điểm lớn nhất của ngành hàng không là gì?

5. Thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Giấy báo hàng đến là một chứng từ vận tải hàng không quan trọng mà đại lý hay đơn vị vận tải hàng không gửi đến người nhận lô hàng để thông báo về ngày dự kiến lô hàng sẽ đến địa điểm đích. Nó sẽ được gửi đến trước 1-2 ngày hàng đến. Thông thường, thông báo hàng đến cung cấp thông tin liên hệ chi tiết, mô tả chính xác về hàng hóa đã được nhận, số lượng đơn vị hàng, và chi phí cần thanh toán khi nhận hàng. 

Lưu ý: Giấy thông báo hàng về thường chỉ được phát hành khi hàng hóa được nhập khẩu và đang trên đường đến điểm đích. Đối với hàng hóa xuất khẩu sẽ không có chứng từ này, vì giấy thông báo này chủ yếu liên quan đến việc thông báo cho người nhận hàng về thời điểm và thông tin chi tiết khi hàng hóa đến cảng đích.

6. Lệnh giao hàng (Delivery Order)

Lệnh giao hàng hay Delivery Order là một tài liệu pháp lý quan trọng được cung cấp bởi công ty vận chuyển hoặc đại lý tới khách hàng. Đây là chứng từ vận tải hàng không xác nhận rằng hàng hóa đã được chuyển giao cho bên vận chuyển và khách hàng có quyền nhận hàng khi họ đã thanh toán đầy đủ các chi phí liên quan đến dịch vụ vận tải.

7. Những đặc điểm của vận tải hàng không

Mặc dù xuất hiện sau những hình thức vận tải khác nhưng tính tới thời điểm hiện tại, vận tải hàng không đã là một thành phần không thể thiếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Ưu điểm của vận tải hàng không:

• Mạng lưới đường bay đơn giản: Các tuyến đường vận tải hàng không thường là các đường thẳng nối một cách hiệu quả giữa hai điểm vận tải giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển.
• Tốc độ vận chuyển cực cao: Vận tải hàng không đặc trưng bởi tốc độ vận chuyển cực kỳ nhanh chóng. Điều này giúp làm giảm đáng kể thời gian vận chuyển so với các phương tiện khác như đường sắt hay đường bộ.
• Độ an toàn và bảo mật tốt: So với các phương tiện vận tải khác, vận tải hàng không được đánh giá cao về mặt an toàn và bảo mật, có các tiêu chuẩn và quy trình chặt chẽ.
• Yêu cầu về công nghệ cao: Vận tải hàng không liên tục đòi hỏi sự sử dụng công nghệ cao, giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.
• Chứng từ thủ tục thuận tiện: Thủ tục chứng từ vận tải hàng không thường được đơn giản hóa, quá trình xử lý giấy tờ diễn ra rất nhanh.
• Dịch vụ tiêu chuẩn hoá: Các dịch vụ trong vận tải hàng không được đặt ra các quy tắc về quy trình xử lý hàng hoá, đóng gói, an ninh và giao nhận. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hoá được vận chuyển một cách hiệu quả và an toàn nhất.

Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm vượt trội, vận tải hàng không vẫn có những hạn chế như: 

• Chi phí cao: Cước phí vận tải hàng không thường rất cao, đây là một trong những hạn chế đáng lưu ý.
• Không phù hợp với hàng hoá lớn và cồng kềnh: Không gian chở hàng của máy bay đôi khi không phù hợp với vận chuyển hàng hoá có kích thước lớn hoặc hàng hóa quá cồng kềnh.
• Đòi hỏi đầu tư vào cơ sở vật chất và nhân lực: Vận tải hàng không yêu cầu đầu tư đáng kể vào cơ sở vật chất và đào tạo nhân lực phục vụ. Về cơ sở vật chất, doanh nghiệp phải đầu tư vào máy bay, sân bay và các hệ thống quản lý an ninh phức tạp. Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần được đào tạo để xử lý các vấn đề về kỹ thuật phức tạp. Vì vậy, nó tạo áp lực về chi phí rất lớn lên các doanh nghiệp.

8. Cơ sở vật chất kỹ thuật ứng dụng trong vận tải đường hàng không

Cơ sở vật chất kỹ thuật của vận tải hàng không là một yếu tố quan trọng đảm bảo hoạt động an toàn và hiệu quả của ngành công nghiệp này. Nó bao gồm 3 yếu tố chính bao gồm máy bay, cảng hàng không với cơ sở hạ tầng phức tạp và trang bị xếp dỡ và làm hàng.

8.1. Cảng hàng không (Airport)

Ngoài việc đóng vai trò như một địa điểm đỗ và cất hạ cánh cho máy bay, cảng hàng không còn là trung tâm quan trọng của nền kinh tế vận tải. Đây là nơi cung cấp các điều kiện về vật chất kỹ thuật và dịch vụ liên quan đến các hoạt động vận chuyển hàng hóa và hành khách.

8.2. Máy bay

Máy bay là phương tiện chuyên chở chính trong ngành vận tải hàng không, chúng đa dạng với nhiều loại khác nhau. Các loại máy bay không chỉ chuyên chở hành khách, mà còn có khả năng vận chuyển hàng hóa dưới boong. Bên cạnh đó, có các loại máy bay được thiết kế đặc biệt để chuyên chở hàng hóa nhưng vẫn có khả năng chở hành khách. Điều này tạo ra sự linh động trong quá trình vận chuyển.

8.3. Trang bị xếp dỡ và làm hàng

Trang thiết bị sử dụng trong quá trình xếp dỡ và đóng hàng tại cảng hàng không được đa dạng hóa để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh các trang thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hoá thông thường trong sân bay, còn có các thiết bị được thiết kế đặc biệt để xử lý từng đơn vị hàng hóa. Ngoài ra, trang thiết bị như pallet máy bay, container hàng air và container đa phương thức được sử dụng để bảo vệ và di chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.

8.4. Hàng hoá được và không được vận chuyển hàng không

Trong ngành vận tải hàng không, có một số loại hàng hóa được phép vận chuyển nhưng cũng có những loại hàng hóa bị hạn chế hoặc không được chấp nhận. Hãy cùng với Dolphin Sea Air tìm hiểu ngay nhé!

Việc sử dụng đường hàng không cho vận chuyển hàng hóa thường phù hợp với các trường hợp sau:

• Các lô hàng nhỏ: Đường hàng không thường thích hợp cho việc vận chuyển các lô hàng có kích thước nhỏ hoặc những đợt giao hàng có quy mô nhỏ.
• Hàng hoá đòi hỏi giao ngay, an toàn và chính xác: Với tốc độ nhanh chóng và khả năng theo dõi chặt chẽ, đường hàng không thích hợp cho các loại hàng hoá đòi hỏi giao hàng ngay lập tức và đảm bảo an toàn và chính xác trong quá trình vận chuyển.

• Hàng hoá có giá trị cao: Vận chuyển hàng hoá có giá trị cao vận chuyển bằng đường hàng không là lựa chọn an toàn và đáng tin cậy nhất, nó làm giảm rủi ro mất mát hoặc tổn thất.
• Hàng hoá có cự ly vận chuyển dài: Khi hàng hoá cần chuyển chở qua quãng đường vận chuyển dài và nhanh chóng, đường hàng không trở thành lựa chọn hiệu quả để giảm được đáng kể thời gian vận chuyển.

Bên cạnh đó, hàng hoá cũng có thể bị từ chối vận chuyển bằng đường hàng không nếu vi phạm một trong những điều sau:

• Hàng hóa không đúng với loại đã thoả thuận: Nếu hàng hóa không tuân thủ các quy định và thỏa thuận ban đầu giữa người gửi và người vận chuyển có thể dẫn đến bị từ chối vận chuyển.
• Người gửi không tuân thủ hướng dẫn về bao bì, đóng gói, ký hiệu, mã hiệu: Nếu bao bì không đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn cần thiết như không đủ chắc chắn để bảo vệ hàng hóa khỏi va đập của môi trường bên ngoài, hoặc các ký hiệu và mã hiệu không rõ ràng. Làm cho quá trình xác định, theo dõi và xử lý hàng hóa trở nên khó khăn sẽ dẫn đến không được chấp nhận vận chuyển.

Bên trên là toàn bộ những thông tin về chứng từ vận tải hàng không và các quy định mới nhất về việc vận chuyển hàng hóa bằng máy bay mà chúng mình tìm hiểu được. Qua bài viết này, Dolphin Sea Air cũngmong rằng sẽ giúp cho bạn có thêm kiến thức trong lĩnh vực vận tải hàng không.

>>>> ĐỌC THÊM:

• Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
• Cargo là gì? Tìm hiểu về phương thức vận chuyển Air Cargo