Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Bộ Chi Tiết 2024

1. Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là bước quan trọng và đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ, mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng thực hiện. Quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích và lợi nhuận của các bên liên quan. Để ký kết hợp đồng, cả 2 bên phải thương thảo về các điều kiện và đàm phán với nhau về chi phí. Thông thường, trong hợp đồng sẽ nêu rõ các điều khoản sau: loại/ nhóm hàng hóa, thời gian giao nhận, điều kiện giao hàng và trách nhiệm mỗi bên,... Hợp đồng đã ký kết chính là cơ sở để hàng hóa được xuất khẩu và thực hiện vận chuyển bằng đường bộ. 

2. Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ, hàng hóa của bạn thuộc loại cần giấy phép xuất khẩu, thì chủ đơn hàng phải thực hiện bước này với các cơ quan có thẩm quyền. Theo nghị định 69/2018/NĐ-CP và một số những quy định liên quan khác, hàng hóa được xuất khẩu khi có giấy phép xuất khẩu theo đúng quy định.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Quy trình chứng từ vận tải đường bộ trong và quốc tế

3. Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Sau khi lô hàng đã có đầy đủ các giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thu gom hàng hóa theo đúng số lượng đã báo. Đặc biệt, những đơn hàng có khối lượng, số lượng và giá trị lớn thì khâu chuẩn bị phải kỹ lưỡng. Sự chuẩn bị này nhằm tránh sai sót, sự cố vi phạm hợp đồng của cả 2 bên. Cụ thể trong bước này hàng hóa sẽ được chuẩn bị theo các yêu cầu sau:

3.1 Quy định đóng gói hàng hóa

Lô hàng hóa của doanh nghiệp đóng gói như quy định có vai trò đặc biệt quan trong. Những loại hàng/ nhóm hàng khác nhau sẽ có quy định về đóng gói khác nhau, nhằm phân biệt và bảo quản đúng cách lô hàng đó. Quy trình đóng gói sẽ được quy định cụ thể như sau:

• Đóng gói phần Box/Case: Những mặt hàng có giá trị lớn hoặc dễ hư hỏng cần phải đảm bảo về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ và vận chuyển. 
• Đóng gói phần Bag (bao): Hầu như hàng hóa thuộc ngành nông nghiệp hay hóa chất đều được đóng gói trong các bao bì, để tránh hư hỏng. Hàng hóa chất khi đóng bao bì sẽ không có khả năng tác dụng với không khí, từ đó tránh các vấn đề sự cố do phản ứng hóa chất.
• Đóng gói phần Bale (kiện/bao bì): Những loại hàng hóa có thể ép chặt mà không thay đổi chất lượng hay bản chất, sẽ được đóng bao bì/kiện và ép chân không. Cách thức này giúp tiết kiệm diện tích khi vận chuyển.
• Đóng gói phần Barrel/Drum (thùng): Hàng hóa vận chuyển bao gồm chất bột, chất lỏng và các mặt hàng đặc biệt khác sẽ được đóng trong các thùng chứa. Điều này giúp chất lỏng hoặc không bị đổ hay vương vãi theo đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ.

3.2 Các trường hợp ngoại lệ

Ngoài những quy định như trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ đã nêu, một số trường hợp có thể đóng gói hàng hóa theo hình thức đặc biệt khác. Ví dụ như hàng hóa đóng gói bằng bao bì trong hoặc bao bì trực tiếp. Mục đích của hình thức đóng gói là đáp ứng theo yêu cầu, tiêu chuẩn riêng của mặt hàng, đã quy định trong quy trình xuất nhập khẩu quốc tế.

3.3 Gán ký mã hiệu hàng hóa

Để khâu chuẩn bị của quy trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra đúng quy cách, hàng hóa cần phải được gán ký mã hiệu. Ý nghĩa của những mã hiệu mặt hàng giúp nhận biết và phân biệt được loại hàng hóa xuất khẩu. Mỗi loại hàng sẽ mang một mã hiệu khác biệt, để không bị nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển lô hàng. Thông thường, mã hiệu hàng hóa sẽ bằng chữ, bằng số hoặc có cả chữ và số.

>>>> THAM KHẢO BÀI VIẾT: Tìm hiểu các loại hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ 

4. Bước 4: Kiểm tra chất lượng hàng hóa

Điều kiện trước khi hàng hóa được xuất khẩu là mỗi doanh nghiệp phải thực hiện việc kiểm tra chất lượng lô hàng. Điều này để đảm bảo vẫn đúng số lượng như cam kết, trước khi giao đến đơn vị đối tác. Bên cạnh đó, hàng hóa cũng phải đáp ứng được các yêu cầu liên quan đến bao bì đóng gói của sản phẩm. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải kiểm tra lô hàng có chứa các mặt hàng trong danh sách phải kiểm tra chuyên ngành không. Nếu hàng hóa cần thực hiện bước kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp chủ động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất nhiều thời gian và chi phí.

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ, kiểm tra chuyên ngành do cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Phụ thuộc từng loại hàng hóa, các cơ quan sẽ kiểm tra bước này. Một số cơ quan kiểm tra liên quan bao gồm: Bộ Thông tin Truyền Thông, Bộ Y tế, Bộ Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn,… Các cơ quan chức năng bộ phận Y tế sẽ lấy mẫu trong lô hàng. Sau đó, họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng có đạt tiêu chuẩn theo quy định không.

Sau khi kiểm tra chuyên ngành, hàng hóa đủ yêu cầu sẽ được cấp chứng nhận và đến bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế. Ngược lại, lô hàng không đạt chuẩn sẽ không được cấp phép và không có khả năng xuất khẩu ra nước ngoài.

5. Bước 5: Thuê phương tiện vận tải, lưu cước

Những phương tiện vận chuyển theo quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ sẽ được đàm phán, cũng như đi đến thỏa thuận giữa người cung cấp hàng và người mua hàng. Chi tiết này cũng được thể hiện rõ ràng và cụ thể trong hợp đồng. Mục đích để đảm bảo an toàn cho lô hàng và vận chuyển thuận tiện, tránh mất thời gian xử lý về vấn đề phương tiện vận tải. 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa nói chung đa số doanh nghiệp bán sẽ chịu trách nhiệm trong việc đưa hàng hóa đến cửa khẩu. Bên người mua thường sẽ chịu trách nhiệm mang lô hàng hóa về kho của họ.

Doanh nghiệp có thể xem xét về số lượng, loại hàng cần xuất khẩu và quyết định phương tiện vận chuyển thích hợp nhất. Một số phương tiện vận chuyển hàng để xuất khẩu bằng đường bộ thường gặp là:

• Xe tải/ bán tải: Những loại xe có thùng chứa phía (kín/ hở mái) có trọng lượng đa dạng, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp tối thiểu 0.5 tấn và tối đa là 11 tấn.
• Xe container chuyên chở hàng hóa: Đây là phương tiện chuyên chở các thùng container loại flat rack, 20’, 40’,… Ngoài ra, các xe container loại có rơ moóc sàn được lựa chọn để vận chuyển các mặt hàng như: thép/ sắt cuộn, thép/ sắt dạng thanh, thép/ sắt theo bó hoặc những loại hàng nặng liên quan đến xây dựng bằng xe sàn.
• Xe bồn: Những mặt hàng dạng lỏng/ hóa lỏng như: xăng dầu, hóa chất, gas hóa chất,... thường sử dụng các loại xe có bồn chứa với đa dạng dung tích khác nhau để vận chuyển.
• Xe fooc: Những lô hàng chuyên chở máy móc - thiết bị - hàng hóa có kích thước vượt quá tiêu chuẩn xe thùng, xe container thì xe fooc là phương án tối ưu duy nhất. Ngoài ra, những dự án hay công trình lớn sẽ chọn xe fooc để vận chuyển hàng siêu trường - siêu trọng.

>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Các phương tiện vận tải đường bộ phổ biến nhất

6. Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng xuất khẩu

Không riêng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ mà các quy trình theo đường vận chuyển khác cũng có lúc gặp sự cố, rủi ro bất ngờ. Đây là điều không đơn vị vận chuyển hay doanh nghiệp nào mong muốn. Do vậy, việc mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu là một yêu cầu cần thiết được quy định. Điều này sẽ hạn chế và phòng khi trường hợp không may xảy đến.

7. Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là một trong những bước thuộc quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ. Doanh nghiệp nếu muốn xuất khẩu hàng hóa phải làm các thủ tục liên quan đến hải quan bao gồm:

• Mở tờ khai hải quan: Việc mở tờ khai hải quan cần phải tìm hiểu kỹ càng để tránh thiếu sót. Hồ sơ chuẩn bị mở tờ khai hải quan bao gồm:
  • Hợp đồng ngoại thương ( hợp đồng bản sao)
  • Giấy giới thiệu sử dụng cho nhân viên giao nhận hàng hóa
  • Tờ khai hải quan (2 bản)
  • ○ Giấy tờ chuyên ngành (nếu có)
  • Invoice/ E-invoice (hóa đơn thương mại/ hóa đơn thương mại điện tử )
  • Packing list (Phiếu đóng hàng hóa)
• Đăng ký tờ khai: Người đăng ký sẽ điền thông tin đúng và đầy đủ dựa trên thông tin của bước mở tờ khai. Sau khi nhập thông tin xong, sẽ tiến hành khai báo tờ khai chính thức, tùy vào phân luồng tờ khai từ đó cung cấp đủ thông tin tiến hành thông quan cho hàng hóa. Hàng sẽ được phân vào luồng xanh, với hàng không chính sách kiểm tra đặc biệt. Hàng hoá sẽ được phân vào luồng đỏ hoặc vàng nếu hàng hóa thuộc danh mục rủi ro và tính chất hàng hóa đặc biệt
• Đóng phí và lấy tờ khai: Khi hàng hóa tiến hành thông quan, thì cần phải được đóng phí đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật.
• Thanh lý tờ khai

Sau bước trên, nhân viên giao nhận hàng hóa phải thực hiện công tác thực xuất hàng. Các giấy tờ cần có trong bước này bao gồm:

• Vận đơn
• 01 bản chính hóa đơn thương mại (commercial Invoice);
• 1 bản chính và 1 bản sao tờ khai hải quan.

8. Bước 8: Thanh toán tiền hàng

Người thực hiện thủ tục phải nắm rõ bộ chứng từ thanh toán theo quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:

• Giấy C/O (Chứng nhận nguồn gốc hàng hóa);
• Packing list (Phiếu đóng hàng hóa);
• Commercial Invoice/ Commercial E-Invoice (Hóa đơn thương mại/ hóa đơn thương mại điện tử);
• Vận đơn đường biển;
• Chứng nhận khử trùng hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp thanh toán qua hình thức L/C thì cần nộp bộ hồ sơ chứng từ như trên đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.

9. Bước 9: Gửi chứng từ cho người mua hàng

Theo quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế, bên bán cần gửi hồ sơ chứng từ gốc cho bên mua hàng đúng như trong hợp đồng đã ký kết. Cùng với đó, người bán cũng nên gửi file scan qua email để chuẩn bị cho hàng hóa nhập khẩu vào nước bạn.

10. Một số lưu ý trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ rất nhiều bước với nhiều hồ sơ giấy tờ quan trọng. Do vậy trong quá trình thực hiện cần chú ý đến những điều sau để tránh sự cố đáng tiết:

10.1 Hàng hóa phải có giấy tờ đầy đủ

Nếu không muốn hàng hóa bị cấm vận, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ. Trong đó, đơn vị vận chuyển hàng hóa phải chứng minh được nguồn gốc, xuất xứ lô hàng. Tem phiếu trên sản phẩm và các giấy tờ khác thủ tục hành chính khác cũng không được phép thiếu sót.

10.2 Luôn chú trọng đến chất lượng từng món hàng

Trọng lượng hàng hóa sẽ được quy định theo từng món hàng. Trọng lượng món hàng vận chuyển sẽ ảnh hưởng đến quyết định loại hình xuất khẩu phù hợp. Với lượng hàng hóa vận chuyển lớn, thì nên ưu tiên vận chuyển hàng bằng đường bộ hoặc đường biển. Đường hàng không sẽ bị giới hạn về khối lượng, số lượng và nhóm hàng vận chuyển quốc tế.

10.3 Nên liên hệ với bên vận chuyển

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với các đơn vị vận chuyển. Mục đích là thu thập thông tin về lịch trình vận chuyển hàng ra sao, cước phí dịch vụ như thế nào, gói cước phí dịch vụ phát sinh. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên liên hệ với bên vận chuyển để giao hàng cho hãng, cung cấp thêm thông tin bổ sung, ký biên bản giao nhận hàng,... Cuối cùng, việc liên hệ bên vận chuyển là cần thiết để đổi biên lai, biên bản, lấy vận đơn và thanh toán hợp đồng thương mại.

10.4 Đóng gói đầy đủ theo quy trình

Bất cứ là mặt hàng nào cũng cần được đóng gói đầy đủ theo quy trình xuất khẩu hàng hóa đã được đưa ra. Ví dụ, hàng thực phẩm phải đóng trong các thùng gỗ, hàng tươi sống phải được giữ lạnh liên tục và sử dụng đá lạnh trong đóng gói. Đây là những cách để bảo quản hàng hóa tránh hư hỏng khi vận chuyển thời gian dài.

10.5 Phải ghi rõ thông tin người nhận

Thông tin bên nhận hàng hóa rất quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Nếu các thông tin liên quan đến người nhận không rõ ràng, hàng hóa sẽ bị trả lại với lý do không xác định nơi nhận hàng. Do vậy, trước khi hàng được giao tại cảng thì nên kiểm tra kỹ tất cả các thông tin địa chỉ người nhận thật chính xác và rõ ràng.

10.6 Giải quyết tranh chấp như thế nào?

Đôi khi, những lô hàng gặp phải sự cố sẽ có những tranh chấp, khiếu nại như hàng bị thiếu, hư hỏng, thất lạc, khách mua hàng vi phạm hợp đồng,... Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phản ánh ngay, để có phương án giải quyết nhanh chóng và hợp lý. Những lúc như vậy, doanh nghiệp sẽ thấy rõ việc soạn thảo hợp đồng kỹ càng sẽ giúp giải quyết những sai phạm nhanh chóng dựa trên cơ sở pháp lý là hợp đồng đã được ký kết.

11. Một số câu hỏi thường gặp

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ với nhiều doanh nghiệp sẽ rất phức tạp và mới mẻ. Không những thế, một số nghị định, luật cũng được cập nhật liên tục để phù hợp với xu thế và sự phát triển chung. Từ đó, khiến cho nhiều doanh nghiệp bỡ ngỡ và không biết xử lý như thế nào. Sau đây là một vài câu hỏi thường gặp nhất đối với hàng hóa xuất khẩu:

11.1 Có nên mua bảo hiểm xuất khẩu không?

Những sự cố trong vận chuyển và giao nhận hàng hóa là điều không thể tránh khỏi, dù có quy định chặt chẽ về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ. Do vậy, những gói bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu rất cần thiết cho mọi lô hàng. Trên thực tế, bảo hiểm hàng hóa sẽ được mua bởi người bán hoặc người mua tùy theo thỏa thuận. Người mua bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào loại hình xuất nhập khẩu:

• Free On Board (FOB): Giao hàng miễn trách nhiệm của bên bán khi hàng đã lên boong tàu.
• Cost - Insurance and Freight (CIF): Điều kiện giao hàng hóa ngay tại cảng xếp.

11.2 Trong xuất khẩu hàng hóa có những vị trí quan trọng nào?

Trong xuất khẩu hàng hóa, thủ tục giao nhận hàng hóa xuất khẩu cực kỳ quan trọng. Do vậy, vị trí nhân lực nhất định không thể thiếu, để quá trình diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Các vị trí nhân viên chiếm vị thế quan trọng bao gồm:

• Nhân viên xuất/ nhập khẩu: Những người có cái nhìn và khả năng bao quát toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ sẽ phù hợp nhất. Họ sẽ chịu trách nhiệm cho các bước như: liên lạc với doanh nghiệp, đàm phán, thỏa thuận, ký kết và quản lý hợp đồng thương mại, làm hồ sơ - chứng từ - dịch vụ liên quan. Đồng thời, họ cũng liên hệ ngân hàng để đảm bảo thanh toán thực hiện đúng.
• Nhân viên thu thập và quản lý chứng từ: Vị trí này yêu cầu người cẩn thận, tỉ mỉ. Khi nhập liệu, họ cần đảm bảo nhập đúng và đủ các chứng từ hàng hóa, hóa đơn, thông báo khi hàng đã đến được điểm nhận.
• Nhân viên thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu: Vị trí này chủ yếu làm việc với cơ quan hải quan và khách hàng. Họ sẽ thực hiện các thủ tục, tư vấn về giấy tờ để hàng hóa thông quan nhanh chóng. Ngoài ra còn hỗ trợ khách hàng các vấn đề liên quan đến thủ tục khác khi cần thiết.
• Nhân viên điều phối vận tải: Chịu trách nhiệm về việc điều phối vận chuyển hàng hóa, dự kiến ngày đi - ngày đến, duyệt yêu cầu cấp container, điều phối nhân viên và thời gian xếp container phù hợp và đảm bảo an toàn.

11.3 Dịch vụ xuất khẩu của đơn vị nào uy tín?

Nếu các doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với các quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ thì hãy đến với Dolphin Sea Air. Chúng tôi hiện nay là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuyên biên giới bằng đường bộ hàng đầu Việt Nam. Các dịch vụ của chúng tôi cung cấp cam kết đảm bảo về mặt chất lượng và cước phí rất phải chăng.

Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ thông qua dịch vụ khai thuê hải quan. Mục đích chúng tôi là để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng. Khách hàng có nhu cầu có thể liên hệ với Dolphin Sea Air qua thông tin bên dưới:

Dolphin Sea Air Services Corporation

• Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
• Địa chỉ trụ sở: Tầng 18, Epic Tower, 19 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
• Địa chỉ chi nhánh:
  • Hải Phòng: Tầng 3, số 274 đường Đà Nẵng, phường Vạn Mỹ, quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng
  • Đà Nẵng: Tầng 6, Tòa nhà Trực Thăng Miền Trung, đường Nguyễn Văn Linh, P. Thạc Gián, Q. Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
  • Thành phố Hồ Chí Minh: Tầng 6, Tòa nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình

• Số hotline: 1900986813
• Email: info@dolphinseaair.com

Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường bộ chi tiết và được cập nhật mới nhất hiện nay. Hy vọng rằng đây sẽ là những kiến thức hữu ích cho các doanh nghiệp trong quá trình xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài. Mọi thắc mắc hoặc muốn chúng tôi tư vấn thêm về dịch vụ xuất khẩu hàng hóa hãy nhanh chóng liên hệ với Dolphin Sea Air qua website hoặc hotline của chúng tôi nhé!

>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN: 

• Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường bộ chi tiết nhất
• Vận tải xuyên biên giới là gì? Dịch vụ vận tải của Dolphin Sea Air