Hướng Dẫn Cách Khai Báo Hải Quan Điện Tử Từ 5 - 15 Phút

1. Hệ thống khai báo hải quan điện tử là gì?

Hệ thống khai báo hải quan điện tử là hệ thống được Tổng cục Hải quan quản lý, vận hành nhằm mục đích quản lý tập trung các hoạt động xuất-nhập khẩu diễn ra hàng ngày, hàng giờ liên tục của các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Hồ sơ hải quan điện tử được thực hiện ra sao?

Căn cứ vào nội dung Mục 2 Công văn 4953/TCHQ-GSQL năm 2022 về hàng thương mại điện tử gửi qua dịch vụ bưu chính. Thì hồ sơ khai báo hải quan điện tử phải được thực hiện theo Điều 5 Thông tư 49/2015/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 56/2019/TT-BTC. Hồ sơ hải quan phải được chuẩn bị cụ thể như sau:

Hồ sơ hải quan đối với gói và kiện hàng hóa thuộc nhóm 1:

• Tờ khai báo hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu có trị giá thấp của gói hoặc kiện hàng nhập khẩu. Hoặc tờ khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu có trị giá thấp của gói hoặc kiện hàng xuất khẩu. Phải dựa theo chỉ tiêu thông tin tại phần A Phụ lục I Danh mục 1 ban hành kèm cho Thông tư này. 
• Trường hợp thực hiện trên tờ khai báo hải quan giấy theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 59/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp 2 bản chính tờ khai báo hải quan theo Mẫu số HQ/2015/XK hoặc Mẫu số HQ/2015/NK Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC đã được khai báo theo hướng dẫn tại Phụ lục II Danh mục 1 ban hành kèm theo Thông tư này.
• Tờ khai báo CN22 hoặc CN23 hoặc số hiệu bưu phẩm gửi E1Q1 hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương trong Trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (dành cho những gói, kiện hàng hóa nhập khẩu) là 1 bản chụp.
• Hóa đơn thương mại nếu có là 1 bản chụp.

Hồ sơ hải quan đối với gói và kiện hàng hóa thuộc nhóm 2: 

• Thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC.
• Hàng hóa thuộc nhóm 2 sẽ được khai báo hải quan online trên hệ thống VNACCS như những hàng hóa thông thường khác.

3. Những điều cần chuẩn bị khi khai báo hải quan điện tử?

Trước khi nhập khẩu hàng hóa nước ngoài hoặc xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần tiến hành khai hải quan điện tử về thông tin hàng hóa của mình với Cơ quan Hải quan quản lý. Khi đăng ký khai báo hải quan online doanh nghiệp chỉ được làm 1 lần. Cùng với đó doanh nghiệp cần phải đăng ký thông tin chữ ký số với cơ quan Hải quan trong việc ký duyệt tờ khai báo và gia hạn thêm thời gian khi hết hạn đăng ký.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới thành lập khi đăng ký khai báo hải quan điện tử cần chuẩn bị những thứ sau đây:

• Máy tính đã được kết nối mạng.
• Chữ ký số của doanh nghiệp.
• Phần mềm khai báo hải quan, có thể sử dụng các phần mềm đầu cuối của bên thứ 3 hoặc của Tổng cục Hải quan.

4. Lợi ích và hạn chế của khai báo hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử hiện nay đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, có thể nói đây là điều mà các doanh nghiệp mong đợi trong thời kỳ xuất nhập khẩu phổ biến hiện nay. Dưới đây là những lợi thế mà hình thức này đem lại:

• Khai báo hải quan online giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm thủ tục khai báo hải quan. Tất cả những thao tác như truyền số liệu, tiếp nhận thông tin, phân luồng tờ khai hiện nay đã được diễn ra một cách tự động. Doanh nghiệp chỉ tốn vài phút tờ khai báo sẽ được xử lý và phân luồng một cách nhanh chóng và chính xác. 
• Khai hải quan online tạo sự thuận tiện cho doanh nghiệp khi không cần phải đến trực tiếp cơ quan hải quan để làm thủ tục. Doanh nghiệp chỉ cần có máy tính đã được kết nối internet và có thể hoàn thành tờ khai báo hải quan của mình. 
• Hệ thống phục vụ khách hàng 24/7 do đó doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục khai báo của mình bất cứ khi nào có thời gian rảnh. 
• Khai báo hải quan online giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đi lại giữa hai nơi, tiết kiệm thời gian làm việc cho cơ quan hải quan và doanh nghiệp xuất nhập khẩu. 

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Chi tiết tờ khai phân luồng là gì?

Bên cạnh những lợi ích được nêu ở trên, việc khai báo hải quan online vẫn tồn tại một số hạn chế sau đây:

• Trong một số trường hợp vẫn diễn ra lỗi phần mềm và cơ sở hạ tầng internet của doanh nghiệp
• Việc lỗi phần cứng của cả doanh nghiệp và các đơn vị liên quan cũng gây ảnh hưởng lớn đến quá trình khai báo hải quan của doanh nghiệp.
• Khai hải quan trực tuyến gây bất lợi cho nhà nước trong việc kiểm soát thuế khi có một số doanh nghiệp lợi dụng việc khai báo hải quan điện tử để trốn nghĩa vụ đóng thuế.

5. Quy trình đăng ký khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS

Các doanh nghiệp lần đầu đăng ký khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS cần thực hiện các bước khai báo hải quan điện tử sau:

• Bước 1: Đăng ký người sử dụng VNACCS
  • Doanh nghiệp cần phải đăng ký mua chữ ký số của đơn vị cung cấp chữ ký số.
  • Đối với doanh nghiệp mới khai báo lần đầu thì hệ thống VNACS chưa cập nhật mã số thuế lên hệ thống, lúc này doanh nghiệp cần liên hệ với Bộ phận hỗ trợ TCHQ để được trợ giúp cập nhật.
  • Sau đó truy cập vào website của Tổng cục Hải quan để đăng ký tại mục “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị”
• Bước 2: Đăng ký sử dụng chữ ký số
  • Doanh nghiệp sau khi đã có chữ ký số có thể tiến hành truy cập vào website của VNACCS.
  • Chọn mục “Đăng ký người sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp” để tạo tài khoản của phần mềm VNACCS.

• Bước 3: Đăng nhập hệ thống VNACCS
  • Sau khi đăng ký tài khoản doanh nghiệp phải đăng nhập hệ thống VNACCS bằng tài khoản quản trị (Do cục Hải quan cung cấp) để thực hiện việc đăng ký thông tin người hải quan.

• Bước 4: Đổi mật khẩu User
  • Sau khi đã đăng nhập thành công hệ thống VNACCS doanh nghiệp cần đổi mật khẩu cho tài khoản vừa được cục Hải quan cung cấp.

• Bước 5: Sử dụng phần mềm ECUS
  • Doanh nghiệp tiến hành khai báo thông qua phần mềm khai  hải quan điện tử ECUS.

Để thuận tiện cho việc khai báo doanh nghiệp có thể cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS thuộc Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hoặc một số nhà cung cấp khác có thể kể đến FPT, TS24, G.O.L, Softech hoặc phần mềm khai báo của Tổng cục Hải quan cung cấp miễn phí. Tuy nhiên, trên bài viết này sẽ sử dụng ECUS5-VNACCS của Công ty Thái Sơn, các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử trên phần mềm này khá là đơn giản, doanh nghiệp có thể theo dõi thông qua quy trình bên dưới đây.

>>>> NỘI DUNG LIÊN QUAN: Dịch vụ khai thuê hải quan gía rẻ, uy tín nhất hiện nay

6. Quy trình đăng ký khai hải trên phần mềm hải quan điện tử Ecus

6.1. Bước 1 - Đăng nhập phần mềm Ecus

Đầu tiên cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS hiện hành.

• Đăng nhập phần mềm ECUS.
• Chọn hệ thống.
• Chọn mục “Doanh nghiệp xuất nhập khẩu”.
• Nhập đầy đủ các thông tin về tài khoản khai báo.
• Sau đó nhấn nút “Ghi” để hoàn tất.

6.2. Bước 2 - Thiết lập hệ thống trước khi khai báo tờ kê khai hải quan nhập khẩu

Khi tiến hành các bước khai hải quan điện tử doanh nghiệp cần thiết lập các thông số cần thiết để có thể kết nối đến hệ thống của cục Hải quan.

• Chọn mục “Hệ thống”.
• Chọn “Thiết lập thông số khai báo VNACCS.
• Nhập các thông số VNACS đã lấy được từ hệ thống đăng ký người sử dụng
• Chọn “Ghi”.
• Chọn “Kiểm tra kết nối” để kiểm tra kết nối tới hệ thống hải quan.

6.3. Bước 3 - Chọn tờ khai báo

Doanh nghiệp muốn đăng ký mới tờ khai báo nhập khẩu có thể tiến hành các thao tác sau:

• Chọn từ menu mục “Tờ khai hải quan”.
• Chọn Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).

6.4. Bước 4 - Nhập thông tin tại Tab thông tin chung

Doanh nghiệp tiếp tục nhập các thông tin như: loại hình khai báo, mã khai báo hải quan… Lưu ý những mục có dấu (*) đỏ doanh nghiệp bắt buộc phải nhập thông tin, những mục có màu xám doanh nghiệp không cần phải nhập thông tin vì hệ thống ECUS sẽ tự động trả thông tin về hoặc chương trình tự tính.

• Mã loại hình: Doanh nghiệp nhập mã loại hình nhập khẩu của doanh nghiệp.
• Cơ quan hải quan: Chọn đơn vị khai báo hải quan.
• Phân loại cá nhân / tổ chức có thể chọn 1 trong những ý sau:
  • Hàng hóa từ cá nhân đến cá nhân khác.
  • Hàng hóa từ tổ chức đến cá nhân.
  • Hàng hóa từ cá nhân đến tổ chức.
  • Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức.
  • Loại khác…

• Mã bộ phận xử lý: Doanh nghiệp chọn mã bộ phần xử lý nhằm mục chỉ rõ tờ khai báo hải quan được gửi đến bộ phận cấp đội thủ tục nào. Vì cục Hải quan có nhiều đội ngũ khác nhau.
• Mã hiệu phương thức vận chuyển: Doanh nghiệp chọn mã hiệu phù hợp với phương thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường hàng không, đường bộ…

*Đối với thông tin đơn vị xuất nhập khẩu 

Doanh nghiệp cần nhập thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác. 

• Người nhập khẩu là thông tin người đang khai báo hải quan nhập khẩu, chỉ cần nhập các thông tin như mã số thuế.
• Người xuất khẩu cần nhập đầy đủ và chính xác thông tin đối tác. 

*Thông tin vận đơn:

Cần nhập các thông tin sau:

• Số vận đơn: Nhập thông tin số vận đơn và ngày phát hành vận đơn (Bill Of Lading).
• Số lượng kiện: Điền số lượng kiện hàng hóa.
• Tổng trọng lượng hàng: Người khai điền tổng trọng lượng của hàng hóa và đơn vị tính trọng lượng theo đơn vị.
• Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Bạn cần điền mã địa điểm lưu kho dự kiến của hàng hóa đang chờ thông quan.
• Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp điền phương tiện vận chuyển tùy theo phương thức vận chuyển đã chọn ở trên.
• Ngày hàng đến: ngày tàu / hàng hóa đến.
• Địa điểm dỡ hàng: Place of Delivery.
• Địa điểm xếp hàng: Port of Loading.
• Số lượng container: Số container nếu có. 

>>>> THAM KHẢO BÀI VIẾT: Bảng mã loại hình xuất nhập khẩu cập nhật mới kèm hướng dẫn

6.5. Bước 5 - Nhập thông tin tại Tab thông tin chung 2

*Hóa đơn thương mại

Nhập những thông tin trên hóa đơn như số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng. 

• Phân loại hình thức hóa đơn gồm:

A: Hóa đơn thương mại.

B: Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại hoặc không có hóa đơn thương mại.

D: Hóa đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA.

• Số hóa đơn: Điền thông tin số hóa đơn.
• Ngày phát hành: Ngày phát hành hóa đơn.

• Mã phân loại hóa đơn:

A: Giá hóa đơn của hàng hóa phải trả tiền.

B: Giá hóa đơn của hàng hóa không phải trả tiền.

C: Giá hóa đơn của hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền.

D: Các trường hợp khác.

• Phương thức thanh toán: Điền hình thức thanh toán đã ký kết.
• Điều kiện giá hóa đơn: Chọn điều kiện giao hàng doanh nghiệp muốn.
• Mã đồng tiền của hóa đơn: Chọn mã đồng tiền theo hóa đơn.
• Tổng giá trị hóa đơn: Tổng giá trị của hàng hóa

*Tờ khai trị giá

Đây là nơi thiết lập các khoản khai trị giá, doanh nghiệp cần nhập: mã phân loại khai giá trị, phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có, các điều khoản đi kèm.

*Thông tin khác: Các thông tin về số hợp đồng, hóa đơn, CO…

6.6. Bước 6 - Nhập thông tin tại Tab “Danh sách hàng”

Doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ và chính xác những thông tin như tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT, các loại thuế suất khác.

6.7. Bước 7 - Truyền tờ kê khai hải quan

Doanh nghiệp có 2 phương án lựa chọn như sau:

• Nếu thông tin hệ thống trả về có thiếu sót cần bổ sung và sửa đổi thì doanh nghiệp sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai báo và sửa lại. Sau đó tiến hành thực hiện nghiệp vụ IDA đến khi thông tin được chính xác.
• Nếu thông tin hệ thống trả về đã chính xác doanh nghiệp chỉ chọn mã nghiệp vụ “Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng ký chính thức tờ khai báo với cơ quan hải quan. Khi thành công tờ khai báo này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.

6.8. Bước 8 - Lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu

Khi doanh nghiệp đã khai báo thành công tờ khai báo hải quan sẽ được tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp chọn “Lấy kết quả phân luồng, thông quan” chức năng này giống với chức năng “Lấy phản hồi từ Hải quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế, in tờ khai báo và tiến hành các bước tiếp theo. 

7. Trường hợp nào phù hợp để khai báo hải quan điện tử?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP các trường hợp được lựa chọn khai báo theo hình thức khai báo hải quan điện tử hoặc khai báo trên giấy khai báo hải quan giấy như:

• Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc hàng hóa của cư dân biên giới.
• Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bị vượt định mức miễn thuế của những người xuất cảnh hoặc nhập cảnh.
• Hàng hóa cứu trợ khẩn cấp, hàng hóa viện trợ nhân đạo; hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu để phục vụ an ninh quốc phòng.
• Hàng hoá là quà biếu, quà tặng, tài sản di chuyển của một cá nhân.
• Hàng hóa là phương tiện chứa hàng hóa xoay vòng theo phương thức tạm nhập - tái xuất, tạm xuất - tái nhập.
• Hàng hóa tạm nhập - tái xuất, tạm xuất - tái nhập dùng để phục vụ công việc trong thời hạn nhất định trong trường hợp mang theo khách xuất cảnh, nhập cảnh.
• Trường hợp hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, hệ thống không thực hiện được các giao dịch điện tử với nhau mà nguyên nhân là do một hoặc hai hệ thống hoặc do những nguyên nhân khác. 
• Hàng hóa khác theo quy định của Bộ Tài Chính. 

8. Nếu khai hải quan điện tử thì người khai phải nộp chứng từ có liên quan thuộc hồ sơ hải quan khi nào?

Người khai báo hải quan điện tử phải nộp chứng từ có liên quan thuộc hồ sơ hải quan theo mốc thời gian được căn cứ theo Điều 25 Luật Hải quan 2014 như sau:

• Thời hạn nộp tờ khai báo hải quan được quy định như sau:
  • Đối với hàng hóa xuất khẩu tờ khai báo điện tử phải được nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai báo hải quan thông báo. Thời gian nộp chậm nhất là 4 giờ đồng hồ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. 
  • Đối với hàng hóa xuất khẩu được gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì thời hạn nộp chứng từ có liên quan chậm nhất là 2 giờ động hồ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
  • Đối với hàng hóa nhập khẩu thời hạn nộp phải trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu. 
  • Thời hạn nộp tờ khai báo hải quan đối với phương tiện vận tải được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 của Luật này.
• Tờ khai báo hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong vòng 15 ngày kể từ ngày doanh nghiệp đăng ký.
• Thời hạn nộp chứng từ có liên quan thuộc hồ sơ hải quan của doanh nghiệp được quy định như sau:
  • Đối với khai báo hải quan điện tử, khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, doanh nghiệp khai báo hải quan nộp các chứng từ giấy liên quan của hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia;
  • Đối với khai báo tờ khai hải quan bằng giấy, doanh nghiệp khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình những chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai báo hải quan.

9. Trường hợp hệ thống khai báo hải quan online không thực hiện được các giao dịch thì người khai có thể nộp hồ sơ giấy không?

Đối với trường hợp người khai báo hải quan không thể thực hiện giao dịch khai báo hải quan online thì người khai báo hải quan phải làm văn bản thông báo cho Chi cục hải quan nơi dự kiến làm tục thủ hải quan. Trong văn bản người khai báo phải ghi rõ họ tên, nguyên nhân sự cố, thời hạn dự kiến khắc phục sự cố, phương thức thực hiện thủ tục khai báo hải quan trong thời gian hệ thống khai báo hải quan của người khai báo gặp vấn đề theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. 

10. Có cần yêu cầu kê khai chỉ tiêu thông tin chứng minh nhân dân khi gửi hàng hóa qua dịch vụ bưu chính?

Cơ quan hải quan yêu cầu kê khai chỉ tiêu thông tin về chứng minh thư nhân dân với mục đích tăng cường công tác quản lý đối với những hàng hóa có giá trị thấp. Tuy nhiên, căn cứ vào Mục 2 Công văn 4953/TCHQ-GSQL năm 2022 yêu cầu kê khai chỉ tiêu thông tin chứng minh thư đối với việc gửi hàng hóa qua dịch vụ chuyển phát nhanh, không áp dụng đối với hàng hóa gửi qua bưu chính. Do đó, việc kê khai chỉ tiêu thông tin chứng minh nhân dân khi gửi hàng hóa qua dịch vụ bưu chính là hoàn toàn không bắt buộc. 

11. Thắc mắc nộp thuế và lệ phí hải quan thì sao?

• Đối với hàng hóa phải nộp thuế ngay, doanh nghiệp sau khi được cơ quan hải quan chấp nhận thông tin khai báo điện tử và cấp số cho tờ khai báo hải quan thì cần nộp thuế và xuất trình giấy tờ chứng từ nộp thuế cho Chi cục Hải quan trước khi thông quan. 
• Đối với hàng hóa được ân hạn thuế doanh nghiệp phải nộp thuế theo thông báo hướng dẫn làm thủ tục khai báo hải quan điện tử trong thời gian ân hạn theo luật đã định. 
• Các lô hàng hóa đã được thông quan từ tháng trước thì việc nộp lệ phí hải quan được thực hiện từ ngày 1 đến ngày 10 tháng sau cho Chi cục Hải quan điện tử. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về khai báo hải quan điện tử cho những doanh nghiệp còn chưa có kinh nghiệm tham khảo. Nếu còn nhiều thắc mắc có thể liên hệ website của Dolphin Air Sea để được tư vấn nhé.

• Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hải Hàng không Con Cá Heo
• Hotline: 1900986813
• Email: saleshan6@dolphinseaair.com
• Fanpage Dolphin Sea Air Services Corp. - Logistics Company: https://www.facebook.com/dolphinseaairlogistics/

>>>> ĐỌC THÊM: 

• Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan chi tiết, đơn giản nhất
• 15 Nguyên tắc khai hải quan bắt buộc và lưu ý cần biết