Quy Trình Chứng Từ Vận Tải Đường Bộ Trong nước Và Quốc Tế [2024]

1. Chứng từ vận tải đường bộ là gì?

Chứng từ vận tải là các giấy tờ được chủ phương tiện vận chuyển cấp cho khách hàng, nhằm xác minh việc đã nhận được hàng hóa. Chúng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo không xảy ra sai sót trong việc vận chuyển hàng hóa.

Khi nhắc đến các hình thức vận tải hàng hóa trong logistics, chứng từ vận tải và vận đơn là không thể thiếu. Dưới đây là các loại chứng từ vận tải thông dụng nhất hiện nay:

• Chứng từ vận đơn đường biển
• Chứng từ vận đơn đường sắt
• Chứng từ vận đơn đường hàng không

Dưới đây là các loại chứng từ của vận tải đường bộ quan trọng bạn cần có:

• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện gồm: Giấy đăng ký kinh doanh theo ngành nghề cụ thể, giấy phép lái xe, giấy chứng nhận huấn luyện để vận chuyển hàng hóa.
• Giấy tờ đăng ký xe, giấy chứng nhận kiểm định,...
• Các loại giấy tờ khác như: Giấy đi đường, hợp đồng vận chuyển, giấy gửi hàng, phiếu thu cước. 

2. Một số tính năng của chứng từ vận tải đường bộ

Chứng từ vận tải đường bộ được coi là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Với việc kiểm tra lưu hành đều đặn trên các tuyến đường, chứng từ đóng vai trò quan trọng với các tính năng sau:

• Xác định thông tin chi tiết về số lượng, loại hình, kích cỡ và các đặc điểm khác của hàng hóa, giúp các bên liên quan có cơ sở để quản lý và theo dõi chính xác.

• Chứng từ là căn cứ đáng tin cậy để thực hiện các thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu và kê khai hàng hóa khi cần thiết, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tăng tính minh bạch trong quá trình vận chuyển.

• Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán hàng hóa khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh tại nhà. Các hình thức chuyển phát thông dụng là ship COD, đảm bảo tính an toàn và tin cậy cho người mua.

• Các loại giấy tờ này được sử dụng làm chứng từ trong các giao dịch mua bán, cầm cố và chuyển nhượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Từ đó tạo nền tảng pháp lý cho các giao dịch và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.

3. Các loại giấy gửi hàng đường bộ quan trọng

Tiếp theo, hãy tìm hiểu về những giấy tờ cần thiết trong chứng từ vận tải đường bộ. Dưới đây là danh sách đầy đủ các loại giấy tờ mà người vận chuyển và người gửi hàng cần nắm để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.

3.1 Giấy tờ xe

Giấy tờ xe được xem là một loại giấy tờ không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Dưới đây là các loại giấy tờ xe quan trọng mà bạn cần chú ý:

• Giấy đăng ký xe là một trong những giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh tính hợp pháp của phương tiện vận chuyển.
• Nó chứa thông tin về biển số xe, thông tin chủ sở hữu, và các chi tiết về xe.
• Giấy đăng ký xe cần được kiểm tra và bảo quản cẩn thận để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định giao thông.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Các phương tiện vận tải đường bộ phổ biến nhất

3.2 Hợp đồng vận chuyển

Hợp đồng vận chuyển là một tài liệu pháp lý quan trọng giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó xác định các điều khoản và điều kiện vận chuyển hàng hóa, bao gồm nguồn gốc, điểm đến, trách nhiệm và bồi thường. Hợp đồng vận chuyển đảm bảo sự hiểu rõ và minh bạch, giúp tránh những tranh chấp trong quá trình vận chuyển.

3.3 Giấy đi đường

Những loại xe sử dụng hình thức kinh doanh vận chuyển hàng hóa, sẽ được cấp loại giấy đi đường này theo từng chuyến hàng. Loại giấy này nhằm làm chứng từ trong quá trình tiến hành vận chuyển hàng hoá. Giấy đi đường được dùng phổ biến cho công việc lái xe hoặc dùng để hạch toán các loại chi phí kinh tế. 

Ngoài ra, loại giấy này còn dùng để theo dõi các sự cố xảy ra trên đường đi. Đặc biệt, giấy đi đường thuộc các loại chứng từ vận tải đường bộ sẽ giúp cho người giao và nhận hàng hóa trên phương tiện của mình phù hợp với giấy gửi hàng cho người chủ hàng.

3.4 Phiếu thu cước

Phiếu thu cước được lập bởi đơn vị vận tải, người lập phiếu cần có trách nhiệm phải ghi đầy đủ và chính xác mọi thông tin các mục, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm về việc điền thông tin của mình. Có thể nói đây là loại vận tải vô cùng quan trọng. Phiếu này sẽ thể hiện kết quả kinh doanh, nó được dùng để: chi cước vận chuyển, phí chứng từ thu, dịch vụ thành tiền và giá trị vận chuyển. 

Phiếu thu cước này có vai trò kiểm tra các hoạt động vận chuyển hàng hóa, dịch vụ đã hoàn tất hay chưa, hoặc toán kết quả quá trình vận chuyển hàng hóa. Chủ hàng sẽ sử dụng phiếu thu cước để làm chứng từ xuất tiền trả cho đơn vị vận tải và xác nhận rằng công việc vận chuyển và dịch vụ đã hoàn tất.

>>>> THAM KHẢO BÀI VIẾT: Bảng giá cước vận tải đường bộ mới nhất hiện nay

3.5 Giấy gửi hàng

Giấy gửi hàng có thể thay cho hóa đơn, phiếu xuất kho trong chứng từ vận tải đường bộ. Bên cạnh đó, giấy gửi hàng còn được xem là chứng từ pháp lý được sử dụng để chứng minh rằng hợp đồng dịch vụ vận chuyển đã được hoàn thành bởi đơn vị kinh doanh vận tải.

4. Những giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho bên vận chuyển

Việc vận chuyển hàng hóa đường bộ đòi hỏi sự chuẩn bị và giấy tờ phù hợp để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ. Công ty vận chuyển hàng cần có những chứng từ vận tải đường bộ quan trọng sau:

• Giấy tờ xe: Bao gồm giấy đăng ký xe ô tô, giấy chứng nhận bảo hiểm và sổ nhật trình chạy xe. Đặc biệt, phù hiệu xe chạy hợp đồng là một yếu tố không thể thiếu.
• Giấy tờ của chủ phương tiện: Bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.
• Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có).
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: Bao gồm giấy phép lái xe phù hợp với loại xe đang điều khiển và giấy chứng nhận tập huấn lái xe.
• Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (còn được gọi là giấy chứng nhận kiểm định), được dán tem kiểm định.
• Các loại giấy tờ khác: Bao gồm hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng và nhiều loại giấy tờ khác.
• Hợp đồng vận chuyển: Đây là một phần quan trọng để đảm bảo các điều khoản và điều kiện vận chuyển hàng hóa được thỏa thuận và thực hiện đúng các quy định.

5. Tìm hiểu 3 loại vận đơn gửi hàng khác

Bên cạnh chứng từ vận tải đường bộ thì còn có 3 loại vận đơn gửi hàng khác. Các loại vận đơn này được chia theo phương thức vận chuyển, cụ thể như sau:

5.1 Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading – B/L)

Vận đơn đường biển là loại chứng từ quan trọng, vận đơn này được đơn vị vận tải lập và cấp cho người gửi hàng. Nó dùng để xác nhận quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Cụ thể là trong trường hợp khi hàng hoá đã được nhận đầy đủ và xếp lên tàu. 

5.2 Vận đơn đường sắt (Railway Bill Of Lading)

Vận đơn đường sắt là một tài liệu cung cấp bởi đơn vị vận chuyển để xác nhận các thông tin liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt. Tài liệu này đảm bảo rõ ràng các nội dung như chủng loại hàng hóa, số lượng, điểm đến và người nhận. Vận đơn đường sắt có chức năng tương tự như vận đơn đường bộ, nhưng có thêm thông tin chi tiết về các ga đến và ga đi.

Chức năng của vận đơn đường sắt là:

• Xác nhận việc vận chuyển hàng hóa giữa đơn vị vận tải và người gửi.
• Cung cấp thông tin chi tiết về hành trình, điểm đến và toàn bộ nội dung liên quan đến hàng hóa.

>>>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Vận đơn đường bộ là gì ? Phân loại vận đơn và chứng từ cần biết

5.3 Vận đơn Container (Container Bill of Lading)

Vận đơn container, còn được gọi là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng container. Đây là một tài liệu được cung cấp bởi đơn vị vận tải cho người gửi hàng ngay sau khi container chứa hàng được giao để vận chuyển đến địa điểm đã thỏa thuận.

Nếu hàng hóa được vận chuyển bằng container qua đường bộ, vận đơn này cũng được xem như một loại vận đơn đường bộ như đã được đề cập ở phần trước. Tuy nhiên, nếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, vận đơn container sẽ là một trong những chứng từ đi kèm để làm rõ nội dung liên quan đến hàng hóa và chủ sở hữu.

Chức năng của vận đơn container là:

• Xác nhận giao dịch dịch vụ giao hàng vận chuyển hàng hóa giữa các bên liên quan và phân rõ trách nhiệm bốc dỡ hàng đối với người gửi và người nhận.
• Dùng làm cơ sở thanh toán cho các ngân hàng trong trường hợp giao dịch quốc tế.

Trong ngành vận chuyển hàng hóa hiện nay, có sự đa dạng về phương pháp vận chuyển để đáp ứng nhu cầu mua sắm trực tuyến ngày càng tăng của khách hàng. Hiểu rõ về các loại chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt, đường biển và container sẽ giúp các shop online và nhà cung cấp đảm bảo tối đa quyền lợi cho cả mình và khách hàng. Hãy liên hệ Dolphin Sea Air ngay để được trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời.

>>>> DÀNH CHO BẠN: Tìm hiểu các loại hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ